Son muchos los factores que intervienen para garantizar la entregabilidad del correo electrónico. Como vendedores, nos gustaría creer que estar al tanto de los protocolos de correo electrónico (SMTP, POP3 o IMAP), crear una línea de asunto que convierta y un contenido relevante es suficiente para asegurarse de que cada correo electrónico encuentre a su lector. Por desgracia, la realidad es diferente: incluso cuando parece que lo has hecho todo bien, las tasas de rebote siguen por las nubes.
En este post invitado, Andriy Zapisotskyi, un Growth Manager en Mailtrap.io va a echar un vistazo más de cerca a los rebotes de correo electrónico – sus dos tipos más comunes y las razones detrás de ellos.
Definición de rebote de correo electrónico
Básicamente, un rebote es un tipo de situación en la que un sistema no puede entregar el correo electrónico que enviaste. En este caso, obtendrá un informe de no entrega del proveedor de alojamiento de correo electrónico. Dependiendo del cliente que utilices, el contenido de un NDR puede variar: aquí tienes un ejemplo de mensaje que envía Gmail:
Ejemplo de informe de no entrega (Gmail)
Por cada rebote, el remitente de un correo electrónico puede obtener un conjunto de detalles:
El ID de la carta (único para cada correo electrónico)
La hora en que el mensaje rebotó
La etapa del ciclo de entrega en la que se produjo el rebote
El error del cliente STMP
El informe de error del cliente de correo electrónico
Rebotes de correo electrónico suaves y duros
Aunque el efecto de un rebote es siempre el mismo – un correo electrónico no se entrega al destinatario, hay diferentes tipos de causas que causaron el fallo de entrega. Dependiendo de lo que haya provocado el rebote, podemos agrupar todos los rebotes en dos grandes grupos:
Rebotes duros
Un rebote duro es cuando un correo electrónico se devuelve como no entregable – ya sea porque la dirección ya no es válida, nunca existió en primer lugar, etc. Cuando un mensaje rebota de esta manera, no hay forma de solucionar el error: simplemente debes eliminar la dirección de tu lista de clientes potenciales.
Rebotes suaves
Hablando de un rebote suave, implicamos que algo está mal con el correo electrónico, no con la dirección del destinatario. Vamos a ver en detalle las razones más comunes de los rebotes suaves – en pocas palabras, las más comunes son:
Un archivo adjunto grande dentro del correo electrónico
La bandeja de entrada del destinatario está llena
El correo electrónico está bloqueado por los filtros de SPAM
Si sus rebotes son suaves, detener una campaña durante unos días es una forma de manejar la situación. Reinicie el proceso de envío después de unos días y controle la tasa de rebotes – si es alta, tendrá que solucionar el problema de la campaña para los desencadenantes de los rebotes.
Eche un vistazo a las diferencias entre los rebotes suaves y duros a continuación:
Gráfico que muestra la diferencia entre rebotes duros y blandos
10 razones comunes por las que los correos electrónicos rebotan
Si ha detectado una alta tasa de rebotes, puede ser el momento de revisar el texto de su correo electrónico o reevaluar su base de clientes potenciales. Echemos un vistazo a las razones más comunes por las que los correos electrónicos no se entregan a las bandejas de entrada de los prospectos.
Razones de rebote duro
1. Correo electrónico desconocido
Un correo electrónico puede rebotar porque no se encuentra el correo electrónico de un destinatario. En el informe de no entrega, el problema puede indicarse de muchas maneras, como por ejemplo
“Ninguna bandeja de entrada coincide con el nombre”
“No se puede contactar con el destinatario indicado”
“No existe ese usuario”
Todo lo anterior es una prueba de que no hay ninguna dirección de correo electrónico que corresponda al nombre que has introducido. Tal vez, un usuario haya eliminado la cuenta.
Otra razón común es un desencadenante a nivel de servidor. El proceso de entrega puede estar reconfigurado de forma incorrecta – utilice un comprobador de entrega SMTP como Mailtrap para averiguar si ese es el caso.
En Woodpecker estas direcciones de correo electrónico no verificadas o que no funcionan se llaman inválidas. Gracias a la integración nativa con Bouncer, herramienta de verificación y validación de correo electrónico, todas las direcciones de correo electrónico de tu lista son comprobadas y verificadas antes de su envío. De esta manera se minimiza el riesgo de rebotes duros.
2. El correo electrónico activó un filtro de SPAM
Un filtro de SPAM puede ser el culpable de los picos de rebote. Si tu dirección de correo electrónico o la dirección IP que utilizas están en la lista negra, ningún mensaje que envíes en masa será entregado a los destinatarios.
Para solucionar este problema, ponte en contacto con el proveedor de alojamiento o con el administrador del correo electrónico. Deberían ofrecerte una explicación sobre si tu IP o dominio está en la lista negra o no y proporcionarte instrucciones para eliminar la lista negra.
3. Archivo adjunto incorrecto
La mayoría de los proveedores de alojamiento de correo electrónico tienen restricciones para adjuntar archivos, tanto en lo que respecta al tipo como al tamaño del contenido. Estas consideraciones pueden aplicarse tanto al cliente desde el que envías el mensaje como al del destinatario del correo. Aunque los rebotes por “tipo de archivo adjunto incorrecto” se producen de vez en cuando, normalmente el tamaño del archivo es el principal mal.
Gmail tiene un límite de 25 MB para los archivos adjuntos; si lo superas, puede provocar un rebote
¿Cómo saber que un correo electrónico ha sido devuelto por problemas de tamaño de archivo? Presta atención a este código de rebote de correo electrónico:
4. Filtrado de políticas
Si el destinatario de un mensaje especifica una política de correo electrónico concreta -por ejemplo, activar todos los correos electrónicos que pidan datos de tarjetas de crédito-, un proveedor de mensajes puede poner en la lista negra todos los correos electrónicos que no cumplan los criterios de la política.
Para evitar los rebotes provocados por la política, asegúrate de que tus correos electrónicos no contengan caracteres especiales, letras no latinas, palabras desencadenantes (“tarjeta de crédito” y similares) y archivos adjuntos innecesarios.
5. Desconfiguración del servidor
Este tipo de rebote duro es también el más oscuro, ya que no necesariamente obtendrá un informe de no entrega al respecto. Por lo tanto, si su sistema de gestión de marketing por correo electrónico ha detectado un rebote de correo electrónico pero no ha recibido ningún informe de no entrega que lo confirme, considere que una mala configuración del STMP es la razón más probable del mal funcionamiento.
Razones de rebotes suaves
Dado que usted tiene más poder sobre la gestión y la evitación de los rebotes blandos, saber por qué se produjeron puede ayudarle a mejorar directamente los resultados de su campaña de correo electrónico frío. Aquí están las 5 razones más comunes de rebote suave:
1. Un destinatario tiene la bandeja de entrada llena
Este tipo de problema suele ser temporal: espera a que haya espacio para nuevos correos electrónicos en su bandeja de entrada y vuelve a intentar el envío.
2. Su correo electrónico está en la lista gris
La lista gris es un tipo especial de filtro de SPAM que no permite que el correo electrónico se entregue durante un corto período de tiempo (puede ser de 900 segundos o menos). Si está en la lista gris, el siguiente código de devolución vendrá junto con el informe NDR:
Después de que pase el tiempo necesario, el servidor emitirá otra solicitud y completará el proceso de entrega.
3. El servidor del destinatario está temporalmente sobrecargado
Esta es otra ocurrencia temporal – a veces, hay demasiado tráfico concurrente en el servidor que procesa la entrega del correo electrónico – es por eso que algunos correos electrónicos rebotan.
4. Un destinatario está utilizando un contestador automático
Si un lector utiliza una plantilla de respuesta de vacaciones preestablecida, puede afectar negativamente a la entrega del correo electrónico en su bandeja de entrada. La buena noticia es que no tienes que eliminar la dirección de la base de clientes potenciales por completo: una vez desactivado el contestador de vacaciones, puedes volver a intentar enviar el mensaje.
5. Baja reputación del remitente
Por último, si no hay archivos adjuntos aparentes, activaciones de políticas y otros problemas de entregabilidad y los mensajes siguen rebotando, es posible que tengas que echar un vistazo más de cerca a la puntuación de reputación del correo electrónico.
La puntuación de reputación es la forma en que una dirección es vista por un ISP. Si su reputación es “Regular” o “Buena”, la entregabilidad del correo electrónico será probablemente alta, con pocos rebotes accidentales provocados por las acciones de los destinatarios.
Sin embargo, si su puntuación de reputación es “Baja”, una buena parte de sus mensajes nunca llegará a la bandeja de entrada del lector. Para mejorar su puntuación de reputación y reducir las tasas de rebote, acostúmbrese a calentar la IP antes de iniciar una campaña completa.
¿Cómo gestiona Woodpecker los rebotes?
Woodpecker asigna el estado “BOUNCED” a un cliente potencial automáticamente cuando se detecta un rebote duro o suave y deja de enviar correos electrónicos a esa dirección.
Usted puede revisar los correos electrónicos rebotados y decidir si cambiar el estado de un prospecto a “ACTIVO” para volver a intentar enviar el mensaje. Si lo hace, Woodpecker reanudará el envío a ese prospecto en particular. Atención: no es aconsejable volver a enviar correos electrónicos rebotados.
Conclusión
El rebote del correo electrónico es un tema complicado, ya que no se puede controlar mucho. Dado que la entrega de los correos electrónicos se realiza en dos ocasiones, las acciones de los lectores pueden ser lo que le impida reducir los rebotes de los correos electrónicos.
Sin embargo, si quiere controlar la entregabilidad del correo electrónico, es necesario supervisar las tasas de rebote. Por un lado, busque patrones en los rebotes: ¿qué tipo de contenido es más propenso a fallar, hay alguna tendencia estacional que conduzca a una mala entregabilidad, etc.? Aparte de eso, trate de evitar el tipo de contenido que podría ser un desencadenante – discurso de ventas y una nueva oportunidad, archivos adjuntos, el uso de caracteres especiales en la copia, o la línea de asunto.
Traducción realizada con la versión gratuita del traductor www.DeepL.com/Translator
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