Guía práctica paso a paso para una campaña de correo electrónico en frío que llega a buen puerto

El envío de una campaña automatizada de correo electrónico en frío es sólo el comienzo. Al final, usted quiere que sus correos electrónicos lleguen realmente a las bandejas de entrada de sus clientes potenciales. Y para que eso suceda, es crucial que planifiques y configures correctamente tu campaña de correo electrónico en frío en cada detalle. He escrito este post en colaboración con nuestro equipo de soporte y nuestro jefe de integración y entregabilidad, porque hemos observado que muchos de nuestros usuarios todavía necesitan ayuda cuando se trata de ajustar correctamente la configuración de su campaña de correo electrónico en frío.

Por lo tanto, nos enorgullece presentar la guía paso a paso para configurar una secuencia automatizada de correo electrónico en frío en Woodpecker que saldrá sin problemas de su buzón y llegará realmente a sus clientes potenciales.

¿Cómo utilizar este post?

Realmente quiero que conozcas todos los fundamentos, así como todos los matices, que hemos aprendido hasta ahora sobre la entregabilidad del correo electrónico en frío. Si sigues algunas reglas, tus campañas de correo electrónico saldrán con fluidez de tu buzón sin ninguna interrupción, y llegarán a su destino.

Para facilitar las cosas, vamos a organizar todo el proceso de configuración de la campaña en 4 capas. Puedes saltar a cada una de las capas haciendo clic en los enlaces de abajo. Pero si es la primera vez que lees este post, te recomiendo que lo leas entero, capa por capa.

Configuración del correo electrónico

Paso 1: Crear una dirección de correo electrónico en un dominio distinto

¿Por qué lo recomendamos? En pocas palabras, al utilizar una dirección en tu dominio principal pones en riesgo la reputación del sitio web de tu empresa y de todas las direcciones de correo electrónico configuradas en este dominio.

Y como en el correo electrónico frío vas a experimentar mucho, una solución mucho más segura es configurar un nuevo dominio, cuyo nombre será similar al principal, pero que estará reservado para las campañas salientes, y por tanto totalmente bajo tu control.

Leer más sobre ¿Por qué configurar un buzón independiente para las campañas salientes? >>

Sin embargo, hay que tener en cuenta que una dirección de correo electrónico en un dominio recién configurado no debe utilizarse inmediatamente para las campañas salientes. El nuevo dominio necesita tiempo para adquirir una buena reputación (al menos 3 semanas), y la dirección de correo electrónico debe ser calentada adecuadamente.

Aprenda aquí Cómo calentar correctamente su dirección de correo electrónico para la salida >>

Paso 2: Configurar los registros SPF y DKIM

En primer lugar, si no está seguro de lo que son SPF y DKIM, consulte mi explicación en las palabras más sencillas posibles:

¿Qué es SPF y DKIM? Y por qué debes tenerlos configurados >>

En segundo lugar, aquí tienes una gran herramienta de mail-tester.com para comprobar tus registros SPF y DKIM actuales:

Compruebe sus claves SPF y DKIM >>

Si sus registros SPF y DKIM están configurados, sus resultados se parecerán a esto:

Pero si sus resultados se parecen a esto, es una señal de que debe configurar su SPF y DKIM:

El proceso de configuración de estos dos registros será un poco diferente para los distintos proveedores de servicios de correo electrónico. La mejor práctica es buscar algunos documentos de ayuda de tu proveedor de correo electrónico, o si no puedes encontrar ningún artículo en la web, contactar con el soporte de tu proveedor de correo electrónico.

Aquí tienes algunos enlaces útiles si los utilizas:

Gmail (G Suite): Configurar los registros SPF para que funcionen con G Suite >>

Outlook (Office 365): Cómo utiliza Office 365 el Marco de directivas de remitente (SPF) >>

Zoho Mail: Configurar los registros SPF para Zoho Mail >>

GoDaddy: Añadir un registro SPF >>

1and1: Configuración de registros SPF y DKIM para 1and1 >>

Paso 3: Configure su línea de origen y sus datos personales

Es fundamental que utilices tus datos personales reales como remitente. No inventes identidades falsas para las campañas de correo electrónico en frío. Su identidad como remitente también afectará a la capacidad de entrega de sus correos electrónicos.

#1) Establezca una línea de remitente que sea adecuada al propósito de su campaña de correo electrónico. Aquí tiene más información al respecto:

¿Cuál debe ser la línea del remitente de mi correo electrónico en frío? >>

#2) Añade la dirección de correo electrónico a tus direcciones de correo electrónico alternativas en LinkedIn. Esto permitirá a tus prospectos validar tu identidad como remitente (especialmente si utilizan el correo de Google y un plugin como Rapportive). Para ello, entra en tu perfil en LinkedIn, y ve a Yo ->Cuenta-> Configuración y Privacidad -> Direcciones de correo electrónico -> Añadir nueva dirección.

#3) Otra cosa que puedes hacer si usas el correo de Google es rellenar los datos dentro de tu cuenta de Google, y añadir tu foto.

Paso 4: Calentar la dirección de correo electrónico de salida

Recuerde que antes de comenzar a enviar una campaña real desde Woodpecker, la dirección de correo electrónico que desea utilizar para el envío debe estar bien calentada.

No debe saltarse este paso. Especialmente si el dominio que utilizas para el envío es nuevo. Antes de empezar a automatizar tus campañas de correo electrónico, tienes que crear una buena reputación para tu dominio y utilizar la dirección de correo electrónico manualmente durante un tiempo. A continuación te explicamos cómo hacerlo:

Cómo calentar adecuadamente su dirección de correo electrónico para la salida >>

Base de prospectos

Paso 5: Recoger prospectos de calidad

Mientras trabajas en la configuración de tu correo electrónico, la reputación de tu dominio y el calentamiento de tu dirección de correo electrónico, puedes empezar a recopilar prospectos.

Tenga en cuenta que la calidad de su base de prospectos afecta a su tasa de entregabilidad de forma muy significativa. Hay dos aspectos que debe tener en cuenta a este respecto:

#1) Saber quiénes son realmente sus prospectos. Si envías tus correos electrónicos a personas que no están interesadas en tu oferta, pueden marcar tu mensaje como spam. Esto no significa que su oferta sea mala. Simplemente, puede que no se adapte a los clientes potenciales con los que has decidido contactar.

Según ReturnPath, incluso si tan sólo el 0,1% de sus destinatarios marcan manualmente su mensaje como spam en su bandeja de entrada, sus correos electrónicos dejarán de ser entregados y es posible que aterrice en una lista de spam. Eso es sólo 1 prospecto enojado por cada 1000 mensajes enviados (¡!). Ahora debería entender por qué siempre escribo sobre la calidad por encima de la cantidad, la personalización y la selección cuidadosa de los destinatarios.

Si todavía no estás seguro de a quién quieres enviar tus mensajes, echa un vistazo a este post para obtener un poco de ayuda:

¿Cuál es el primer paso para construir una buena base de clientes potenciales? >>

#2) Asegúrate de que los datos que recoges son válidos, especialmente las direcciones de correo electrónico, lo que nos lleva al siguiente paso.

Paso 6: Asegúrese de que las direcciones de sus prospectos son válidas

Woodpecker tiene un sistema incorporado para validar las direcciones de correo electrónico antes de enviar sus correos electrónicos. Pero el sistema no puede detectar todas las direcciones de correo electrónico no válidas en su base de clientes potenciales. Si se envía un correo electrónico a una dirección inexistente, éste rebota. Y si tu proveedor de correo electrónico se da cuenta de que muchos de los correos que envías son rebotados, puede dejar de entregar tus correos sin previo aviso o puede bloquearte el envío.

En realidad, según Validity (antes ReturnPath), si tan sólo entre el 2 y el 10% de sus correos electrónicos son rebotados, es decir, si de cada 100 correos electrónicos 2-10 son rebotados, entonces sus correos electrónicos pueden dejar de ser entregados.

Es más, si su base de clientes potenciales incluye algunos datos de baja calidad y no verificados, algunos de sus correos electrónicos pueden ser enviados a las llamadas trampas de spam, que en realidad son direcciones de correo electrónico válidas que solían pertenecer a las personas, pero ya no lo hacen, por lo que han sido tomadas por las empresas que luchan contra el spam. Ni que decir tiene que si tus correos llegan allí, las empresas tienen motivos para sospechar que eres un spammer, lo que, a su vez, puede estropear tu reputación de remitente.

Para comprobar si los correos electrónicos de sus clientes potenciales son válidos, puede utilizar herramientas como el verificador de correos electrónicos de Hunter antes de importar su lista de clientes potenciales a Woodpecker.

Paso 7: Divida su lista de clientes potenciales en campañas más pequeñas

Este paso es importante. En primer lugar, no es necesario comprar o recopilar una base de clientes potenciales con miles de registros para iniciar una campaña de correo electrónico en frío.

Para que conste, comprar una lista de contactos enorme está lejos de ser una buena idea, de todos modos. Comprueba por qué en este post: 3 formas de conseguir una lista de prospectos de calidad >>

Para empezar, es mejor tener una lista de 20 contactos de empresas con las que quieras hacer negocios y empezar poco a poco. Este enfoque le permitirá preparar un mejor texto de correo electrónico, y realmente iniciar algunas relaciones comerciales valiosas, en lugar de disparar folletos genéricos a cientos de empresas de las que no tiene ni idea. Puede probar el texto y la configuración de sus correos electrónicos en pequeñas listas de clientes potenciales y mejorarlos una y otra vez.

Cree campañas pequeñas y bien orientadas

En realidad, hemos descubierto que las campañas de correo electrónico en frío más exitosas realizadas a través de Woodpecker no tienen más de 150-200 clientes potenciales. Las campañas enormes con cientos y miles de prospectos se atascan y muestran bajas tasas de apertura y respuesta.

Cuanto más pequeña sea la lista de prospectos dentro de una campaña en particular, más oportunidades tendrá de diversificar el texto y la configuración de su correo electrónico. Yo diría que una campaña con 20-50 prospectos es perfecta para hacer pruebas, ya que te permite mantener un buen nivel de personalización.

Hay una cosa más. Digamos que uno de tus experimentos de correo electrónico en frío resulta ser un fastidio. ¿Preferirías que el fastidio se enviara a miles de prospectos o a 20 prospectos? Yo elegiría esta última opción, porque sería más fácil enmendar este error.

En el caso contrario, si una campaña tan pequeña funciona muy bien, puedes añadir algunos nuevos prospectos a ella, pero intenta no ir a por más de 200 prospectos por campaña.

Copia del correo electrónico

Paso 8: Evita enviar mensajes similares a cientos de prospectos

Si envías el mismo mensaje de correo electrónico o uno muy similar a numerosos destinatarios, tu proveedor de correo electrónico y los sistemas antispam te considerarán sospechoso. Como resultado, puede ser bloqueado después de enviar unas pocas docenas de mensajes similares. Aquí tienes un par de ideas para evitarlo:

#1) Personalice sus correos electrónicos. Si enriquece su lista de clientes potenciales con algunos fragmentos de personalización de alto nivel, cada uno de sus correos electrónicos será único, aunque utilice la misma plantilla. Consulte estas dos publicaciones para saber cómo hacerlo:

¿Cómo afecta la personalización a la capacidad de entrega del correo electrónico en frío? >>

¿Qué debe ir primero? ¿La copia del correo electrónico en frío o la base de prospectos? >>

#2) Prepare versiones alternativas de una copia y divida su lista de prospectos en segmentos más pequeños. Cree una campaña separada y más pequeña para cada segmento, y configure un copy diferente para cada campaña. Puede personalizar el copy en función de algunas características del segmento elegido en su base de prospectos. De este modo, sólo enviará un número limitado de correos electrónicos similares.

#3) Utilice las pruebas A/B para crear varias versiones de su correo electrónico. Las pruebas A/B no sólo le permiten descubrir qué versión del texto del correo electrónico obtiene mejores resultados, sino que también tienen un impacto positivo en la entregabilidad, ya que los mensajes están más diversificados. Como resultado, sus correos electrónicos resultan menos sospechosos para los filtros de SPAM.

Paso 9: Evite las palabras spam

Hay algunas palabras que se utilizan una y otra vez en los correos electrónicos de spam. Los sistemas antispam se alarman con esas palabras y bloquean los mensajes que las incluyen. La cuestión es que no se trata de palabras o frases poco comunes, por lo que hay que tener mucho cuidado al escribir el texto. Consulte dos listas de estas palabras aquí:

The Ultimate List of SPAM Trigger Words de Hubspot >>

por Karen Rubin

Paso 10: No utilice demasiadas imágenes o HTML

El correo electrónico frío se supone que debe tener el aspecto de un correo electrónico que enviarías a un amigo. No necesita plantillas HTML de lujo, fuentes o imágenes. Si hay demasiadas fotos, o demasiado HTML en comparación con el texto, un correo electrónico enviado a escala parece sospechoso, y su entregabilidad puede disminuir. Consulte estas publicaciones para obtener más información sobre lo que debe y no debe hacerse con el contenido del correo electrónico en frío:

¿Cuál es la diferencia entre los correos electrónicos fríos y los de marketing? >>

Fuentes, imágenes y enlaces en el correo electrónico en frío: ¿debemos utilizarlos alguna vez? >>

Adjuntos en el correo electrónico en frío: ¿Debemos utilizarlos alguna vez? >>

Configuración de envío

Una vez que su base de clientes potenciales y el texto del correo electrónico están listos, puede ocuparse de la configuración de envío. Este es otro factor crucial en términos de entregabilidad. Si no prestas suficiente atención a la configuración, es posible que tus clientes potenciales perfectamente seleccionados nunca vean tus mensajes bien pensados. Esto es lo que hay que hacer.

Paso 11: Conozca los límites de envío de su proveedor de correo electrónico

Cada proveedor de correo electrónico tiene una lista de límites diarios, y a veces incluso horarios, para los mensajes enviados y recibidos. Escribí un post aparte sobre esto, donde también hice una pequeña recopilación de recursos proporcionados por los proveedores de correo electrónico más populares. Consulta los límites aquí:

¿Cuáles son los límites de envío de correo electrónico de varios proveedores de correo electrónico? >>

Un pequeño consejo profesional sobre G Suite: Hemos descubierto que durante el periodo de prueba de 30 días y durante los primeros 180 días de tu suscripción premium en G Suite, tienes el mismo límite diario que en el Gmail gratuito (500 mensajes enviados al día). Pero hay una forma de conseguir los límites más altos antes. Justo después de comprar tu cuenta de G Suite, puedes hacer un prepago de 30 dólares o más, que desbloqueará tus límites adecuados de G Suite después de 48 horas.

Paso 12: Establezca el número correcto de correos electrónicos de apertura y seguimiento

Los seguimientos son imprescindibles. Según los datos agregados de nuestro sistema, los seguimientos aumentan la tasa de respuesta de las campañas de correo electrónico en frío. La posibilidad de automatizar sus seguimientos es una oportunidad que no debe ignorar. Pero el calendario de envío de sus seguimientos debe estar bien pensado.

Debe tener en cuenta los límites de envío de su anfitrión al planificar cuándo enviar todos sus correos electrónicos. También debes recordar que si intentas enviar numerosas campañas desde el mismo buzón de correo, éste podría atascarse muy pronto.

Las principales reglas a las que hay que atenerse son

#1) Ajustar el tiempo que necesitas para enviar todos los mensajes planificados al número de mensajes que quieres enviar. Cuantos más mensajes quieras enviar al día, más amplias deberán ser las “ventanas” de envío (por ejemplo, de 9 a 16 horas en lugar de 9 a 11 horas).

#2) Evita programar todas tus campañas y mensajes para los martes y jueves entre las 10 AM y las 12 PM. Para que tu campaña se envíe sin problemas y sin cuellos de botella, tienes que evitar los picos de envío. Escribí más sobre esto aquí.

Así que es mejor tener tus correos electrónicos enviados de lunes a viernes y darles unas horas para que se envíen con fluidez y sin prisas innecesarias.

#3) Si tienes muchos mensajes que enviar (numerosos prospectos y campañas con múltiples seguimientos) debes programar un menor número de mensajes a enviar al día. Hemos preparado unas tablas que presentan varios escenarios de simulación de envío. Están pensadas para ayudarte a predecir en qué día de tu campaña puedes superar accidentalmente los límites de envío de tu proveedor de correo electrónico.

Tenga en cuenta que en estas tablas no consideramos ninguna respuesta (si un prospecto le responde, Woodpecker automáticamente detiene el envío de los subsecuentes seguimientos planeados para esta persona). Así que, de hecho, el número de seguimientos planificados para ser enviados disminuirá a medida que sus destinatarios le respondan. Pero independientemente de eso, es seguro utilizar esas tablas como un recurso útil al programar el número diario de correos electrónicos de apertura que se enviarán, con respecto al número de seguimientos que incluye su campaña.

La regla de oro aquí sería: cuantos más seguimientos haya planificado para una campaña, menos correos electrónicos de primer contacto al día debería programar.

Comprueba estos escenarios para ver mejor lo que quiero decir:

A. Queremos enviar 50 emails al día y tenemos un email de apertura y 7 de seguimiento para enviar.

B. Queremos enviar 150 correos electrónicos al día y tenemos que enviar un correo de apertura y 3 de seguimiento.

C. Queremos enviar 150 correos electrónicos al día y tenemos que enviar un correo de apertura y 7 de seguimiento.

B. Queremos enviar 250 correos electrónicos al día y tenemos que enviar un correo de apertura y 3 de seguimiento.

¿Qué opinas de estos escenarios? Comenta abajo.

#4) Evite enviar demasiadas campañas desde la misma dirección de correo electrónico. Es posible que tenga varias campañas con tal número de correos electrónicos que se corra el riesgo de exceder sus límites de envío una vez que los seguimientos comiencen a superponerse. En tal caso, siempre es más seguro conectar otra dirección de correo electrónico a Woodpecker y dividir las campañas entre las dos (o más) direcciones de correo electrónico.

#5) Evite enviar todos los seguimientos en los mismos días de la semana. Si configura todos sus seguimientos los miércoles, o los martes, o cualquier otro día de la semana, no podrá evitar los picos de envío. Déle a los seguimientos la oportunidad de ser enviados después de un tiempo determinado, y no sólo en un día elegido de la semana. Lea más sobre la programación de los seguimientos aquí:

Correos electrónicos de seguimiento: ¿Cuántos y con qué frecuencia? >>

Uf, es mucho para abarcar, ¿no? En realidad, si está comenzando con Woodpecker, le recomendamos que configure una sola campaña de correo electrónico con no más de 50 correos electrónicos de apertura planificados para ser enviados diariamente, y 2-3 seguimientos.

¿Todavía tiene preguntas sobre la entregabilidad del correo electrónico? Consulta este post en el que respondemos a las preguntas más urgentes sobre entregabilidad que nos hacen nuestros clientes >>

¿Qué le interesa?

Todo. Téngalo en cuenta y utilícelo regularmente.

He querido que la guía sea lo más práctica posible. Espero que tomes al menos algunos de los consejos incluidos en este post y los utilices cuando configures tus campañas en Woodpecker.