Pamiętasz, jak pisałam o tym, dlaczego warto założyć osobny adres e-mail do cold mailingu? Oto pewnego rodzaju kontynuacja tego tematu. Zanim zaczniesz używać nowo utworzonej skrzynki pocztowej do poważnych kampanii outboundowych, ważne jest, aby ją trochę rozgrzać. W Woodpeckerze często widzimy, że zupełnie nowe adresy, które wcześniej nie były rozgrzane, a są używane do wysyłek cold e-maili są blokowane wkrótce po rozpoczęciu kampanii. Oto więcej o tym, dlaczego tak się dzieje i jak tego uniknąć. Sprawdź krok po kroku, jak rozgrzać swój adres przed rozpoczęciem kampanii cold e-mailowej.
Po pierwsze – zadbaj o reputację swojej domeny
Każda świeżo założona domena potrzebuje czasu, aby zdobyć dobrą reputację
Ok, więc jeszcze raz: ze względu na bezpieczeństwo reputacji IP/domeny, do cold e-mailingu zalecamy ustawienie nowego adresu e-mail na osobnej domenie. Czasami widzimy, że nasi użytkownicy ustawiają nową domenę, później adres email na tej domenie i w ciągu około 3 dni zaczynają automatycznie wysyłać 50 e-maili dziennie.
Niestety, jest to najlepszy sposób, żeby zostać zablokowanym przez dostawcę poczty elektronicznej.
Oto jak to działa
Każda domena ma swoją reputację. Reputacja, dobra, neutralna lub zła, może być wypracowana tylko poprzez czas. Każda nowa domena zaczyna jako neutralna, ale od początku jest uważana za podejrzaną przez hosta tej domeny.
W momencie kiedy zaczynasz wysyłać automatycznie masowe wiadomości e-mail z adresu w nowej domenie, faktycznie potwierdzasz podejrzenia hosta, że możesz być niebezpiecznym użytkownikiem, czyli spamerem. Jeśli host otrzyma taki sygnał, możesz zostać zablokowany od razu. Więc kluczem jest, aby dać sobie i swojej nowej domenie trochę czasu na pracę nad dobrą reputacją.
Ile to jest “trochę czasu”?
To zależy od hosta twojej domeny. Różne hosty wymagają różnych okresów czasu, aby przestać uważać nową domenę za podejrzaną. Dają ci kilka dni lub nawet tygodni, aby zdobyć ich zaufanie. Im dłużej pracujesz na dobrą reputację, tym bardziej ci ufają.
Co więcej, SpamAssassin, który jest platformą antyspamową nr 1 używaną przez wielu hostów, oznacza jako podejrzane wszystkie wiadomości pochodzące z adresów na świeżo założonych domenach (młodszych niż 14 dni).
Dlatego też, w idealnym scenariuszu, powinieneś wysyłać swoje kampanie e-mail z adresu ustawionego na domenie, z której korzystasz już od jakiegoś czasu. A jeśli utworzysz nową domenę specjalnie dla kampanii outboundowych, powinieneś dać jej co najmniej 12 tygodni przed rozpoczęciem wysyłania pierwszej kampanii. Ponadto, należy użyć tego czasu, aby powoli rozgrzać swój adres (lub adresy) e-mail skonfigurowane w tej domenie. Czytaj dalej, aby dowiedzieć się, jak to zrobić krok po kroku.
Więcej o tym, jak rozgrzać domenę, jak długo to trwa i dlaczego jest to potrzebne przeczytasz tutaj:
Jak rozgrzać domenę do cold emailingu? >>
Więcej o reputacji IP Twojej domeny i serwera poczty elektronicznej:
Jak sprawdzić i poprawić reputację IP Twojej domeny i serwera poczty elektronicznej >>
Skonfiguruj swoje konto e-mail
Załóż konto e-mail i dowiedz się o jego limitach
Upewnij się, że założyłeś konto e-mail, które spełni twoje wymagania dotyczące wysyłania. Różne konta od różnych dostawców usług poczty elektronicznej oferują różne limity wysyłania. Nie zbliżysz się nawet do tych limitów podczas rozgrzewania konta, ale kiedy zaczniesz wysyłać kampanie outboundowe na poważnie – to będzie miało znaczenie. Więc zastanów się i wybierz mądrze.
Tutaj możesz sprawdzić limity od większości popularnych dostawców usług poczty elektronicznej:
Jakie są limity wysyłania e-maili przez różnych hostów? >>
Ustaw pole “od:” i podpis
Po założeniu konta e-mail należy podjąć pewne kroki w celu jego prawidłowego skonfigurowania. Pierwszą rzeczą, którą należy zrobić, to skonfigurować pole “od:” i podpis.
Kluczowym czynnikiem jest to, aby były to dane poprawne i prawdziwe. Nie należy wymyślać przypadkowych nazwisk i fałszywych tożsamości. Używaj swoich prawdziwych danych. Jeśli posiadasz konto Gmail, dodaj zdjęcie do swojego profilu Google. Jesteś prawdziwą osobą, więc nie ma powodu, dla którego miałbyś skłonić swojego dostawcę usług poczty elektronicznej do myślenia, że nie jesteś.
Jeśli używasz podpisu HTML, upewnij się, że jest on prawidłowo utworzony. Upewnij się, że HTML podpisu nie zajmie więcej miejsca w e-mailu niż rzeczywisty tekst twojej wiadomości. Podpis HTML powinien być schludny i uporządkowany. Jeśli nie jesteś pewien, jak to sprawdzić, lepiej jest użyć podpisu tekstowego zamiast HTML, ponieważ źle napisany podpis może sprawić, że trafisz do spamu.
Ustaw rekordy SPF i DKIM
Jeśli nie wiesz, co to jest, przeczytaj o tym tutaj:
Co to jest DKIM & SPF? I jak to ustawić? >>
Ustawienie SPF i DKIM będzie wyglądało nieco inaczej w ustawieniach każdego z dostawców kont e-mail. Możesz poszukać materiałów pomocniczych na stronie swojego dostawcy lub poprosić go o pomoc techniczną. Jeśli używasz Woodpeckera, możesz poprosić o pomoc nasz support.
Tak czy inaczej, jest to coś, co ma ogromny wpływ na dostarczalność twoich e-maili, więc nie możesz tego zignorować.
Wysyłaj kilka e-maili dziennie ręcznie
Po skonfigurowaniu konta możesz zacząć je rozgrzewać – na początek ręcznie. Zbierz listę adresów, o których na pewno wiesz, że istnieją. Pomyśl o swoich przyjaciołach i partnerach biznesowych i potraktuj to jako okazję do odnowienia z nimi kontaktu. Oczywiście nie będziesz im wysyłał e-maili sprzedażowych, wysyłaj do nich e-maile personalne. I nie musisz używać żadnej automatyki na początku. Dobrym pomysłem jest zacząć powoli i naturalnie.
Mała wskazówka: w idealnym scenariuszu, powinieneś zebrać listę adresów ustawionych na domenach różnych hostów, na przykład Gmail, Outlook/Exchange, GoDaddy, 1&1, Yahoo, AOL, Yandex. Wiem, że nie możesz być pewien, z usług których hostów korzystają twoi przyjaciele i partnerzy, ale staraj się dotrzeć do ich adresów biznesowych, jeśli to możliwe. W ten sposób twoja nowa domena i adres e-mail zyskają wiarygodność w oczach różnych hostów.
Pisz naturalnie
Zwróć uwagę na treść swoich e-maili. Ma znaczenie to, co wysyłasz, więc staraj się nie wysyłać na te adresy przypadkowych treści. Zrób z nich prawdziwe wiadomości, a nie tylko losowe kawałki tekstu. Jeśli nie wiesz co napisać, możesz nawet spróbować znaleźć w sieci jakieś żarty lub zabawne historyjki i wysłać je do znajomych. Zadaj kilka pytań w wiadomościach e-mail, jako że chcesz, aby twoi adresaci na nie odpowiedzieli.
Zbierz kilka odpowiedzi i odpowiedz na nie
Zwykła skrzynka pocztowa służy nie tylko do wysyłania wiadomości, ale również do ich odbierania. Mając to na uwadze, twoim celem jest otrzymanie kilku odpowiedzi. Na tę nową skrzynkę możesz wysyłać wiadomości z innych adresów. I również na nie odpowiedzieć.
Jeśli twoi znajomi odpowiedzą ci z adresów hostowanych przez różnych dostawców usług poczty elektronicznej, to jeszcze lepiej. Odpowiadaj na ich odpowiedzi, jeśli to możliwe. W skrócie, kluczem jest po prostu nawiązanie kilka zwykłych rozmów za pośrednictwem poczty elektronicznej przy użyciu nowo skonfigurowanego adresu e-mail, zanim zaczniesz go używać do automatycznych kampanii cold e-mailowych.
Uruchom kampanię testową w Woodpeckerze
Poczekaj co najmniej 12 tygodni, jeśli twoja domena jest nowa
Kiedy wysyłasz e-maile z domeny, którą właśnie skonfigurowałeś, naprawdę musisz nad nią popracować. Trwa to około 4 tygodni, aby twoja domena była odpowiednio rozgrzana i gotowa do wysłania wiadomości e-mail. Podczas rozgrzewania adresu e-mail rozgrzewasz też domenę.
Jak rozgrzać nową domenę przed wysłaniem wiadomości e-mail >>
Przygotuj swój adres e-mail do pierwszej kampanii
Poświęć kilka tygodni na przeprowadzenie ręcznego rozgrzewania, zanim zaczniesz korzystać z jakiejkolwiek automatyzacji do wysyłania e-maili. Czas naprawdę ma znaczenie. Jeśli się spieszysz, możesz zrujnować swoją reputację jako nadawcy.
To idealny czas na pracę nad profilem idealnego klienta, zbudowanie dobrze stargetowanej bazy potencjalnych klientów, popracowanie nad kilkoma wersjami treści e-maili i wzbogacenie bazy potencjalnych klientów o kilka spersonalizowanych snippetów. Więc z jednej strony, pracujesz nad reputacją swojej domeny i IP, a z drugiej strony nad jakością swoich rzeczywistych kampanii cold e-mailowych. Przygotowujesz się do rozpoczęcia swojej kampanii outboundowej na wszystkich frontach.
Stwórz kampanię testową w Woodpeckerze
Po zakończeniu ręcznego rozgrzewania można uruchomić pierwszą automatyczną kampanię testową w Woodpeckerze. Nie będziesz potrzebował więcej niż 10-20 zaufanych adresów e-mail, aby to zrobić. Upewnij się, że adresy są prawidłowe – najlepiej, aby były to adresy twoich przyjaciół i współpracowników, abyś mógł poprosić ich o wysłanie odpowiedzi.
I jeszcze jedna rada: jako pierwszego prospecta na liście dodaj testowy adres e-mail z Mail-Testera.. Jest to narzędzie, które pozwoli ci łatwo ocenić jakość treści wiadomości e-mail i zweryfikować poprawność ustawień konta e-mail. Napisałam trochę o tym narzędziu w tym poście.
W tym momencie powinieneś już mieć wersję rzeczywistej treści, którą zamierzasz wysłać do swoich potencjalnych klientów w prawdziwej kampanii. Przetestuj ją teraz. Nie wysyłaj byle czego, np. tylko jednego słowa “test” (co ja kiedyś robiłam ze względu na szybkość – dlatego o tym tutaj wspominam). Mail-Tester pokaże ci ocenę twojej treści e-maila, więc zdobądź ocenę rzeczywistej wiadomości, którą zamierzasz wykorzystać w swojej kampanii.
I jeszcze jedno: nie niecierpliw się, gdy wciśniesz klawisz ‘Wyślij’ w Woodpeckerze. E-maile potrzebują trochę czasu, nim dotrą do adresatów, bo nie są wysyłane wszystkie na raz. Na dłuższą metę miałoby to negatywny wpływ na twoje wskaźniki dostarczalności. Najlepszym pomysłem jest ustawienie dość długich odstępów czasowych na wysyłanie e-maili. Nazywamy je “ramami czasowymi”. Jeśli spróbujesz umieścić zbyt wiele wiadomości w jednej ramie czasowej, twoja aktywność w skrzynce pocztowej będzie charakteryzowała się pewnymi “górkami”. To tak jakbyś nic nie wysyłał i nagle chcesz wysłać zbyt wiele wiadomości.
I zaufaj mi, naprawdę chcesz uniknąć tych “górek”. Poniżej wyjaśniam, jak to działa.
Nie wysyłaj zbyt dużo na raz
Być może słyszałeś o “najlepszych godzinach na wysyłanie służbowych wiadomości e-mail”. Tutaj znajdziesz moją opinię na ten temat.
Jeśli spróbujesz wpasować się w złote dni i godziny, możesz skończyć wysyłając zbyt wiele e-maili w bardzo krótkim okresie czasu. Jeśli twoja skrzynka pocztowa próbuje wysłać wiele wiadomości w jednej chwili, a w innej jest całkowicie nieaktywna, może to zostać potraktowane jako anomalia przez twojego dostawcę usług email. Takie anomalie mogą być powodem, dla którego dostawca może zablokować twoją skrzynkę pocztową przed wysłaniem czegokolwiek.
Zobacz i porównaj dwa wykresy poniżej.
Pierwszym z nich jest to, czego dostawcy usług poczty elektronicznej nie lubią i przez co robią się podejrzliwi. Twoja aktywność w skrzynce pocztowej wygląda tak, gdy próbujesz wysłać wszystkie swoje kampanie w ciągu dwóch lub mniej godzin jednego dnia, a w pozostałe dni nie wysyłasz nic.
Drugi z nich jest tym, co wygląda normalnie dla dostawców usług poczty elektronicznej. Tak mniej więcej wygląda aktywność twojej skrzynki pocztowej, gdy nie próbujesz upchnąć zbyt wielu wiadomości w najlepsze dni i godziny, ale wysyłasz je stale.
Ok, wysyłając cold e-maile prawdopodobnie nie będziesz w stanie wysłać bardzo podobnej ilości każdego dnia. Możesz jednak starać się wysyłać emaile bardziej systematycznie, dając Woodpeckerowi więcej czasu na wysłanie określonej partii e-maili.
Więc zamiast ustawiać godziny wysyłki w ten sposób:
możesz je ustawić tak:
Niezależnie od tego, czy wysyłasz tylko kampanię testową, czy kampanię cold e-mailową, pamiętaj, że wystarczy 50 otwierających e-maili dziennie. Tak jest. Zwłaszcza jeśli zaplanowałeś kilka follow upów – ponieważ wiadomości otwierające i follow upy po kilku dniach będą się na siebie nakładać. A jeśli zaplanowałeś aż 7 follow upów, to pewnego dnia możesz przekroczyć swoje dzienne limity wysyłek i zostać zablokowanym.
Co po rozgrzaniu adresu?
Tylko po dobrze wykonanym rozgrzaniu twój adres e-mail na oddzielnej domenie będzie gotowy do wysyłania cold e-maili płynnie, bez żadnych zakłóceń. Oczywiście, jakość twoich wiadomości i baza potencjalnych klientów, ustawienia czasu doręczenia oraz ilość kampanii to czynniki, o które będziesz musiał się stale troszczyć i mieć na nie oko – nie tylko w okresie rozgrzewania adresu.
Aktywność twojej skrzynki pocztowej jest stale monitorowana przez twojego dostawcę usług poczty elektronicznej. Jeśli spróbujesz się spieszyć lub pójść na skróty, możesz zostać ukarany kiepską reputacją nadawcy i tym samym słabą dostarczalnością.
Poświęć więc czas na rozgrzanie swojego adresu e-mail i stworzenie spersonalizowanej kampanii, którą będziesz mógł sprawnie wysłać i mieć pewność, że dotrze ona do skrzynek pocztowych twoich potencjalnych klientów.
Mam nadzieję, że to pomoże! Następnym razem napiszę o tym, jak zorganizować kampanię cold e-mailową w Woodpeckerze, aby upewnić się, żezostanie wysłana i dostarczona tam, gdzie chcesz żeby trafiła.