Una pequeña gran cosa – ¿Qué pongo en mi firma de correo electrónico? (Actualizado)

¿Qué crees que es lo primero que necesitas para empezar a enviar correos electrónicos?
Un buen texto. Claro, pero incluso antes de eso. Una lista de clientes potenciales. Obviamente, pero antes de eso. Puede parecer algo confuso y no tan obvio, ya que lo primero que necesitas está en realidad al final de tu correo electrónico. Es una firma.

Si estás buscando una manera de crear una firma de correo electrónico ordenada y de aspecto profesional, consulta Woodpecker Email Signatures. Es gratis, y podrás conseguir una firma que deje una buena impresión en tus clientes potenciales y que no perjudique tu capacidad de entrega.

Por qué una firma de correo electrónico marca la diferencia

Por qué una firma de correo electrónico marca la diferencia

El problema es que no debería ser “una” firma. Debería ser la firma que hace que tus destinatarios se pongan en contacto contigo, o consulten tus cuentas de redes sociales, o realicen cualquier otra acción que quieras que hagan. Y ahí es donde empieza la fiesta.

Es una pequeña cosa que es una gran cosa. Y yo no me di cuenta hasta que tuve que decidir cómo debía ser mi nueva email firma de correo electrónico.

Y ahí es donde surgen un montón de preguntas:

¿Debe contener toda la información o sólo algunas piezas cruciales?
¿Cuáles son las piezas cruciales que no puedo omitir?
¿Debo utilizar una foto o no?
¿Debo utilizar imágenes para los enlaces de las redes sociales o no?
¿Debo utilizar una firma tradicional o algo memorable?
¿Debo usar html o un texto simple?
…

Y así sucesivamente… (Estoy seguro de que el conjunto de preguntas será diferente para cada empresa).

¡Y esto es sólo una firma!

Lo que hice al principio fue pedir consejo a otras personas que ya se habían enfrentado a este problema. Lo que encontré fueron cuatro docenas de consejos y mejores prácticas. El problema era que algunos de ellos se contradecían entre sí.

“Haz que sea impresionante, pero sencillo”, “Añade una foto memorable, pero intenta evitar demasiadas imágenes, ya que muchos proveedores de correo electrónico las bloquean por defecto”, “Pon toda la información que tu destinatario necesitará para ponerse en contacto contigo, pero que sea breve”, etc.

En este caso, tuve que pasar todos los consejos por el tamiz de nuestros propósitos y decidir qué es lo que mejor nos va a funcionar como empresa.

Tres reglas básicas a seguir

En primer lugar, definí tres reglas básicas que me parecieron estupendas para tenerlas en cuenta a la hora de tomar otras decisiones:

Debe tener un aspecto limpio y profesional.
Debe ser útil.
Debe ser coherente.
¿Qué es lo que hace que una firma sea limpia y profesional?

Por supuesto, a todos nos gustaría que las firmas de nuestra empresa tuvieran un aspecto estupendo: claro, atractivo, profesional y de confianza. Personalmente, me encantaría que nuestras firmas en Woodpecker se correspondieran con nuestra marca. Mi objetivo también sería, desde el punto de vista estético, realzar las partes más importantes de la información, para que la firma sea fácilmente comprensible para mi destinatario incluso después de que le eche un breve vistazo.

Decidimos dedicar algo de tiempo a los diseños de las firmas de nuestra empresa porque así es como podremos causar una buena impresión a nuestros destinatarios de correos electrónicos fríos y a nuestros clientes.

Aspecto y propósito

Pero mientras planificas el aspecto de tu firma, es bueno tener en cuenta sobre todo su propósito. Por ejemplo, si voy a utilizar mi firma en los correos electrónicos en frío, no puedo utilizar demasiadas imágenes, ya que éstas serán bloqueadas por defecto por muchos clientes de correo electrónico. Como resultado, mis clientes potenciales no la verán, a menos que permitan específicamente a su cliente de correo electrónico acceder al contenido remoto. Por lo tanto, mi correo electrónico en su conjunto puede no parecer muy persuasivo o alentador. Y así es como mi firma podría reducir mis índices de respuesta.

Aspecto y entregabilidad

Hay otra cosa que hay que tener en cuenta a la hora de crear una firma de correo electrónico. Incluso una firma de gran apariencia puede disminuir su tasa de entrega si está compuesta por un HTML desordenado. La forma en que ves una firma y la forma en que la ven los sistemas de correo electrónico pueden ser dos puntos de vista totalmente diferentes.

Hay algunos servicios en línea que te permiten utilizar una plantilla de firma html sin necesidad de codificación. Sólo tienes que introducir tus datos, hacer clic en un botón y copiar un trozo largo de html para pegarlo en la configuración de tu cliente de correo electrónico. La firma puede quedar bien en el correo electrónico. Pero el html puede ser un espagueti. Según nuestra experiencia, este enfoque puede causar graves problemas de entregabilidad más adelante.

Esto se debe a que una pieza de html tan larga y desordenada se añadirá al html de cada uno de sus mensajes de correo electrónico. Y si hay demasiado html en comparación con la cantidad de texto en un mensaje, tal correo electrónico no parecerá digno de confianza para muchos sistemas anti-spam. En resumen, un html desordenado de su firma puede hacer que sus correos electrónicos vayan a parar a las carpetas de spam.

Más información sobre las firmas y la entregabilidad >>

En definitiva, si vas a utilizar una firma html, pide a un desarrollador que la codifique desde cero, o utiliza el generador de firmas de correo electrónico que hemos creado: Woodpecker Email Signatures. Sabiendo que una firma desordenada puede arruinar tus índices de entregabilidad, nos hemos asegurado de que nuestras plantillas no sólo tengan un aspecto profesional, sino que también sean aptas para la entregabilidad.

A continuación te explicamos cómo utilizarlo:

Aspecto y estética

Una firma de correo electrónico caótica no causa una buena primera impresión a tus clientes potenciales. En este caso, menos es mejor que más. Utilizar más de dos colores, varios tipos de letra y demasiados iconos hace que la firma parezca desordenada.

Cuida la estética de tu firma. Utiliza un tamaño y tipo de letra consistente. Elige tipos de letra estándar que se visualicen correctamente en todos los clientes de correo electrónico. Además, mantén los colores de tu marca, para que la firma se corresponda con tu imagen de marca. El diablo está en los detalles.

Además, los formatos complejos añaden líneas y líneas de código a su HTML y, como ya se ha mencionado, esto puede afectar negativamente a su capacidad de entrega. Esa es otra razón para mantener la firma con un aspecto más bien modesto y ordenado.

Eso es lo que he descubierto sobre el aspecto. Ahora pasemos a la usabilidad.

¿Qué hace que una firma sea útil?

La respuesta más breve posible es: depende.

Encontré este artículo de Justin McGill, que llama la atención sobre la importancia de una firma bien pensada en los correos electrónicos fríos. ¡Bingo!

Dice: “pon toda la información de contacto en la firma”. Eso puede ser útil, desde mi punto de vista: cuanta más información de contacto tenga ahí, menos espacio necesitaré en el cuerpo de mi correo electrónico para presentarme y dar indicaciones para contactar conmigo. Y la primera regla de oro del correo electrónico en frío es ser breve.

Sin embargo, me importa aún más que la firma sea útil para mis destinatarios. Y por eso seguí el consejo del artículo de Stephanie Vozza que dice: “da una o dos de las mejores formas de contactar contigo”.

Lo que pongo en mi firma de correo electrónico
Nombre y apellidos

Es imprescindible. Punto y aparte.

Para cumplir con la mayoría de las normativas de protección de datos de todo el mundo, un cliente potencial debe saber de quién procede el mensaje.

Título del trabajo

Esta puede ser una parte interesante para probar en tus campañas de correo electrónico en frío. He escuchado cientos de veces que “no debes poner la palabra ventas en tu firma de correo electrónico porque eso asusta a la gente”. Así que en lugar de Representante de Ventas, a menudo se puede ver Representante de Desarrollo de Negocios, Gerente de Crecimiento, Experto en Crecimiento, y similares.

Creo que es algo que hay que probar. Tal vez, si te diriges a los vendedores, estén encantados de hablar con otro vendedor. Como siempre, depende mucho de tu grupo objetivo.

De todos modos, el título del trabajo en tu firma de correo electrónico es imprescindible. Como indica a los destinatarios quién eres y dónde trabajas, puedes saltarte la autopresentación y enganchar su atención desde el principio.

Dirección de correo electrónico

Tanto en la primera como en la segunda versión, he decidido omitir la dirección de correo electrónico, porque me parece redundante. Si alguien ha recibido mi mensaje, lo único que tiene que hacer para ponerse en contacto conmigo por correo electrónico es pulsar el botón de respuesta. ¿O me estoy perdiendo algo?

En su lugar, puedes dar a tus clientes potenciales formas alternativas de contactar contigo, por ejemplo, tu dirección de Skype.

Dirección física

Cuando trabajaba en nuestra firma de correo electrónico, al principio pensé que no era necesario incluir la dirección de nuestra empresa, ya que nuestros destinatarios no serían clientes potenciales locales. Por lo tanto, no necesitarían la dirección física.

Sin embargo, más tarde decidimos incluir nuestra dirección física por dos razones:

Para parecer más fiables y legítimos como empresa a los ojos de nuestros clientes potenciales.
Para cumplir al 100% con la legislación de todos los países a los que enviamos nuestros correos electrónicos en frío. Algunos países, incluyendo los Estados Unidos, requieren una dirección física en los correos electrónicos fríos.

Enlace a la página web de la empresa

Dar un enlace a nuestro sitio web me pareció más que obvio. Un sitio web es el primer punto de contacto que busco después de recibir un correo electrónico frío decente. Un sitio web es imprescindible para mí. Y supuse que también lo sería para la mayoría de mis clientes potenciales.

Probablemente se podría preguntar: “¿es realmente necesaria la dirección del sitio web? Si quieren consultar el sitio web, pueden copiarlo de la dirección de correo electrónico, ¿no?”.

Pues sí, pueden hacerlo. Pero eso supondría mucho más esfuerzo que hacer clic en un enlace que les doy en la firma. Menos esfuerzo = más posibilidades de respuesta.

Enlace a un blog u otros materiales

Pruébalo, siempre que sea relevante para tu grupo objetivo. Yo he añadido un enlace a nuestro blog en mi firma.

Independientemente de los enlaces que añadas, pruébalos todos: tienen que funcionar cada vez que alguien haga clic en ellos en tu correo electrónico. Su reputación como remitente, y por tanto sus índices de entregabilidad, dependen de estas pequeñas cosas que son fáciles de omitir por accidente.

Lea cómo comprobar y mejorar la reputación de su dominio y de la IP de su servidor de correo electrónico >>
Perfiles sociales

¿Es una buena práctica enlazar con sus perfiles en las redes sociales? Desde el punto de vista del destinatario, sí. Pueden conocerle mejor. Desde el punto de vista de la entregabilidad, le recomendamos que tenga cuidado con el número de enlaces en su firma de correo electrónico. Demasiados enlaces pueden alarmar a los filtros de spam. Como siempre, deberías probar las cosas primero.

En la primera versión de mi firma de correo electrónico, he incluido mis cuentas de Twitter y LinkedIn, en la primera versión sólo como enlaces. En la segunda versión como imágenes. Pensé que más de dos perfiles sociales sería demasiado, pero es una decisión que debéis tomar vosotros mismos.

Yo decidí elegir Twitter y LinkedIn, porque son las plataformas en las que contacto con la gente en el trabajo. Pero si prefieres Facebook, o YouTube, o cualquier otra plataforma, también está perfectamente bien. Sólo ten en cuenta que las cuentas que compartas deben estar vivas. No tiene sentido dar un enlace a tu Twitter si tu último tuit fue en mayo de 2015.

Recuerda que debe hacer que la firma sea útil. Tus clientes potenciales harán clic en las cuentas de las redes sociales para ver quién eres, qué te interesa, en qué puedes ayudarles. Tus perfiles sociales deben ofrecer este tipo de información.

Número de teléfono

¿Debo poner mi número de teléfono en la firma? De nuevo, eso depende. Si pones tu número de teléfono en la firma, debes estar preparado para coger el teléfono cuando alguien lo utilice. En mi caso, mis clientes potenciales probablemente recibirían el buzón de voz el 80% de las veces, ya que estamos en dos continentes diferentes, y eso no sería muy útil. Así que prefiero que me envíen un correo electrónico y programar una charla telefónica si desean hablar.

Si te dedicas a las ventas, te diriges a personas de tu zona horaria (o al menos de una zona horaria cercana a la tuya) y trabajas mucho por teléfono, probablemente tenga sentido poner tu número de teléfono en la firma. Tiene sentido siempre y cuando tus clientes potenciales puedan utilizar realmente la información que les has dado y no se sientan decepcionados.

De nuevo, también hay una cuestión de entregabilidad. Los números suelen activar los filtros de spam. Por lo tanto, si no es absolutamente necesario, trate de no incluir su número de teléfono en la firma del correo electrónico.

Foto

¿Añadir una foto o no añadirla a tu firma? Las fotos en los correos electrónicos deben tratarse con cierta precaución, ya que algunos proveedores de correo electrónico bloquean las imágenes o tienen problemas para mostrarlas correctamente.

Un gran cuadrado blanco en un lugar donde debería estar tu foto no causaría una buena primera impresión a los destinatarios. Además, desde el punto de vista técnico, las fotos a veces alarman a los filtros de spam, por lo que, en el peor de los casos, es posible que tus correos electrónicos no se entreguen correctamente.

Si crees que tu foto complementa tu firma, inclúyela. Pero haz primero algunas pruebas A/B y observa cómo se comporta la tasa de apertura.

Sign-off

¿Y qué hay de la firma? No se me ocurrió nada lo suficientemente brillante y no tan cursi como para ponerlo ahí, así que decidí quedarme con el tradicional “Saludos”. Sobrevivió a la actualización, así que sigue ahí.

¿Qué hace que una firma sea coherente?

La coherencia no sólo afecta a una sola firma, sino a todo un conjunto de ellas en una empresa. Nuestra visión era que todos los miembros del equipo utilizaran la misma plantilla de firma de correo electrónico, con los mismos tipos de letra, un estilo de foto similar y con la misma estructura de información.

Esta visión se hizo realidad en la segunda versión de la firma, así que ahora puedo decir honestamente que las firmas de correo electrónico de nuestra empresa son coherentes. Son coherentes en todo el equipo y gráficamente son coherentes con nuestra marca. Por último.

No te imaginas cuánto tiempo lleva reunir toda la información, recopilar o hacer todas las fotos y reunirlas en un solo lugar, para que un desarrollador pueda elaborar una plantilla de firma coherente y lista para ser utilizada por todos los miembros del equipo.

Por eso, nuestro desarrollador suspiró de alivio cuando nuestro generador de firmas estuvo en funcionamiento. Ahora todos en Woodpecker pueden utilizar la misma plantilla y generar su firma de correo electrónico en cuestión de minutos.

¿Deben todos los miembros del equipo tener el mismo tipo de información en su firma?

Partimos de la base de que las firmas deben ser ante todo útiles. Son coherentes en cuanto a la estructura, pero los vendedores tienen tipos de información ligeramente diferentes a los de la gente de marketing, por ejemplo. Todo depende de cómo puedan utilizar esta información los distintos destinatarios del correo electrónico.

Aquí hay dos versiones de mi firma, para que puedas ver lo que he estado escribiendo a lo largo de todo este post.

La primera versión:

La segunda versión:

La primera versión de mi firma es más sencilla y se limita sólo a texto. La segunda tiene las imágenes añadidas. Aunque ambas firmas contienen básicamente la misma información, la primera es una opción más segura desde el punto de vista de la entregabilidad. Por lo tanto, si, por ejemplo, estás preparando una nueva cuenta de correo electrónico, es posible que quieras utilizar una plantilla sencilla como la primera.

Sin embargo, si prefiere una firma más elegante, debe ser cauteloso y hacer algunas pruebas A/B antes de utilizarla para sus correos electrónicos de ventas. Después de todo, su prioridad es conseguir que todos sus correos electrónicos sean entregados. Vigila tu tasa de apertura y controla el impacto de la firma en tu capacidad de entrega.

Podrá crear ambos tipos de firmas de correo electrónico con nuestro generador.

¿Qué te aporta?

Por si sirve de algo, yo diría que es importante:

Ser consciente de las necesidades de tu negocio y del propósito de tus correos electrónicos: piensa en cómo la firma puede ser útil para tus destinatarios. No malgastes el precioso espacio del correo electrónico en formas inútiles de contactar contigo o en enlaces a todos tus perfiles en las redes sociales. Recuerda que menos es más. Un diseño más sencillo tiene un mayor impacto en la experiencia del destinatario y en la entregabilidad.
Sé empático con tus destinatarios: piensa en lo que les animará a ponerse en contacto contigo (y en cómo pueden hacerlo fácilmente).
Esté atento a los detalles técnicos, como la estructura html: una firma mal codificada no sólo puede resultar mal para los destinatarios de su correo electrónico, sino que también puede afectar negativamente a su capacidad de entrega. Si tienes que decidir entre una firma de aspecto elegante y una simple firma de texto, opta por la segunda. Si vas a utilizar html, pídele a un desarrollador que la prepare o utiliza un generador de firmas de correo electrónico que te ayude a crear una firma que facilite la entrega, como el de Woodpecker.
Sé abierto a las pruebas y a los cambios: sé que todos preferiríamos arreglarlo una vez para siempre y no mirar atrás (eso es lo que siento, al menos), pero la pequeña gran cosa al final de tu correo electrónico realmente importa en términos de tasas de respuesta en tus campañas de correo electrónico en frío.