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5 plantillas de correo electrónico de invitación a seminarios web y mejores prácticas

A medida que vaya puliendo la presentación de su seminario web, será el momento de correr la voz sobre el próximo evento y enviar las invitaciones. Si te quedas atascado en el “¡Hola!”, no te preocupes: nosotros hemos pasado por eso al organizar los webinars de Woodpecker. Por eso he investigado un poco y he preparado cinco plantillas de correo electrónico de invitación a un seminario web para que te sirvan de inspiración.

Mejores prácticas para escribir un correo electrónico de invitación a un seminario web

Antes de ponerse a escribir la invitación, defina el grupo objetivo al que quiere llegar. ¿Son sus clientes? ¿usuarios de prueba? ¿O contactos que ha encontrado en LinkedIn, Quora, un grupo de Facebook, etc.?

¿Por qué es un paso tan crucial?

Las personas que han oído hablar poco o nada de su empresa y su producto necesitarán más contexto para entender por qué se ha puesto en contacto con ellos y cuál es el valor de su seminario web para ellos. Sus clientes o usuarios de prueba no necesitarán esa introducción.

Conocer a su grupo objetivo también le ayudará a ajustar mejor el tono de su invitación al seminario web y hacerla informal y redactada de forma desenfadada o bien ceñirse a un lenguaje más formal. En cualquier caso, evite que la invitación al seminario sea demasiado larga. Intente resumir la idea principal en una o dos frases, tal vez en algunas viñetas. Deje los detalles para los correos electrónicos de seguimiento.

Incluso la mejor invitación a un seminario web no servirá de nada si acaba en la pestaña de promociones o en la carpeta de spam. Para asegurarse de que llega a la bandeja de entrada principal del destinatario, debe cuidar la entregabilidad de su correo electrónico.

Los mensajes personalizados y sencillos, sin demasiado HTML, tienen más probabilidades de llegar directamente a la bandeja de entrada principal. Así que, aunque su invitación al seminario web se base en una plantilla, añada un toque personal a cada mensaje con campos personalizados, o fragmentos, como los llamamos en Woodpecker. Por ejemplo, si pone un fragmento como “{{FIRST_NAME}} en su invitación al seminario web, se convertirá en el nombre de cada contacto automáticamente.

Pero la personalización también es crucial para que su invitación al seminario web destaque entre la multitud y se haga notar. Veamos cómo se ve en la práctica.

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¿Cuáles son algunos ejemplos de líneas de asunto de invitaciones a seminarios web?

El problema con las líneas de asunto de las invitaciones a seminarios web que he observado en mi propia bandeja de entrada es que todas son prácticamente iguales: impersonales y con una sensación automática de 1 a 1. Por eso, muchas invitaciones a seminarios web quedan enterradas bajo otros cientos de correos electrónicos, sin conseguir nunca ninguna atención.

Para que su seminario web tenga la oportunidad de llamar la atención entre la multitud de otros correos electrónicos, añada algo de personalización a la línea de asunto. Merece la pena, ya que la tasa media de apertura de las campañas con una línea de asunto personalizada es un 10% superior a la de las no personalizadas.

Al personalizar la línea de asunto de una invitación a un seminario web, puede mencionar el nombre del destinatario, el nombre de su empresa o simplemente hacer referencia a un grupo objetivo del seminario web, como “directores de ventas”, “fundadores de startups”, “líderes tecnológicos”, etc.

Eche un vistazo a los ejemplos de líneas de asunto de invitaciones a seminarios web que he encontrado al investigar para este artículo:

  • {{FIRST_NAME}}, participa en “SaaS Marketing 2020” sin salir de casa
  • Impulse el crecimiento de su negocio este año: aquí tiene su invitación al seminario web
  • {{FIRST_NAME}}, transforme su enfoque de la generación de clientes potenciales
  • Solución “out of the box” para {{Company_Name}}
  • {{FIRST_NAME}}, participe en un seminario web sobre consejos y trucos de prospección
  • {{FIRST_NAME}}, inscríbase en nuestro seminario web y reciba algunos consejos sobre la prospección eficaz
  • Webinar exclusivo de 30 minutos: ¿Cómo mejorar la retención de clientes con el correo electrónico?
  • {{FIRST_NAME}}, reserve su plaza en nuestro seminario web de atención al cliente
  • {{FIRST_NAME}}, reserve su plaza para el seminario web Saas Marketing 2020
  • {{FIRST_NAME}}, está invitado al seminario web sobre prospección más allá de LinkedIn
  • Webinar para directores de ventas: ¿Cómo establecer objetivos de ventas alcanzables para su equipo?
  • {{FIRST_NAME}}, reserve la fecha: Webinar sobre crecimiento del negocio SaaS 2020

Otra pregunta que probablemente se le haya ocurrido al ver la lista anterior es: ¿Qué longitud debe tener la línea de asunto?

Según mis investigaciones, resulta que no hay ninguna regla. Las líneas de asunto más cortas captan la atención más fácilmente cuando una persona está hojeando los correos electrónicos. Sin embargo, las líneas de asunto más largas que incluyen el tema de un seminario web son más informativas, pero a menudo son truncadas por los clientes de correo electrónico. Le aconsejo que haga una prueba A/B para ver qué enfoque funciona mejor en su caso.

5 ejemplos de correos electrónicos de invitación a un seminario web

Pasemos ahora a la invitación propiamente dicha. He mencionado que debes ponerte a escribirla pensando en el destinatario. Eso es crucial para mantener el contexto y ajustar tu copia en consecuencia.

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Si está preparando una campaña de difusión de su seminario web entre personas con las que nunca se ha puesto en contacto antes, proporcione al destinatario el contexto por el que se ha puesto en contacto con él en primer lugar. Como en el siguiente ejemplo de correo electrónico de invitación a un seminario web:

O como en este ejemplo de invitación a un seminario web:

Las cosas son diferentes cuando se crea un seminario web para usuarios de prueba o clientes potenciales. Estos grupos ya conocen su empresa y su producto, así que no tiene que poner tanto contexto en la introducción. Puede ir directamente al grano.

Puede intentar algo más avanzado y preparar una invitación especial para un segmento elegido de sus clientes potenciales o usuarios de prueba. Por ejemplo, los que se hayan descargado un libro electrónico sobre un tema relacionado con el de su seminario web:

Enviar invitaciones a seminarios web a escala

Espero que haya encontrado algo de inspiración en las plantillas de invitación a seminarios web y que no se quede en el “hola” nunca más. No olvide personalizar su correo electrónico y mantenerlo simple, para que llegue directamente a la bandeja de entrada del destinatario.

Sin embargo, el envío de invitaciones a los seminarios web es sólo el comienzo de su embudo de ventas. Para aumentar las inscripciones al seminario web y generar más clientes potenciales después del seminario web, debe planificar una secuencia de seguimiento del seminario web.

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