Muitos remetentes de e-mails frios parecem pensar que uma grande mensagem de aberturaé o que precisa para dominar a divulgação de e-mails enviados. Bem, é de facto – mas também não é suficiente.
Se o primeiro email não fez o trabalho, um acompanhamento é a sua segunda oportunidade de obter um “sim”.
Este é o seu guia para o mundo dos acompanhamentos, ou seja, tudo o que você precisa saber quando envia acompanhamentos depois de não obter uma resposta.
Aqui está o que você aprenderá:
- Por que você não deve ignorar os acompanhamentos
- o que deve perceber antes de começar a enviá-los
- como escrever mensagens de acompanhamento envolventes que fazem com que as pessoas abram, leiam e respondam
- quantas mensagens de acompanhamento você deve enviar
- com que frequência deve enviá-los
Por que você deve sempre enviar e-mails de acompanhamento?
De acordo com nossa pesquisa, até mesmo um e-mail de acompanhamento pode aumentar sua taxa de resposta em 22%.
E acredite em mim – não são muitas as pessoas que realmente acompanham os clientes em potencial.
Como apontado por Christine Georghiou em seu artigo, “70% dos e-mails de vendas param após a primeira tentativa”. Considerando que nem todos os e-mails frios são enviados para fins de vendas, a taxa geral de e-mails frios que nunca são acompanhados pode ser ainda maior do que isso.
Em resumo, quase ninguém envia emails de acompanhamento.
O que significa que, se você fizer o acompanhamento após enviar a mensagem de abertura, estará num grupo bastante limitado de pessoas que fazem isso.
Na verdade, demonstra mais interesse em iniciar uma relação com o seu potencial cliente do que a maioria dos enviadores de cold email que alguma vez os contactaram. Isto significa que, só pelo facto de enviar acompanhamentos, está a destacar-se da multidão.
E isso pode fazer com que seus clientes em potencial o vejam de forma diferente da concorrência.
- Em primeiro lugar, só pelo facto de fazer mais do que a maioria das pessoas que os contactam, faz com que eles reparem em si.
- Em segundo lugar, você faz com que eles sintam que você realmente se importa com a reação deles ou a falta dela. Faz com que sintam que não enviou apenas uma grande quantidade de mensagens em massa e que se esqueceu delas no momento em que carregou em “Enviar”.
Faz com que eles sintam que não são bots, mas seres humanos reais que realmente se preocupam mais pessoalmente com as pessoas a quem se dirigem.
Mas o acompanhamento não vai irritar as pessoas?
Às vezes, você pode achar que o acompanhamento fará com que seus prospectos se sintam perseguidos e completamente irritados. Eu senti isso quando comecei a enviar e-mails de acompanhamento.
Na prática, esse raramente é o caso. Se estiver a oferecer valor aos seus potenciais clientes, normalmente eles sentir-se-ão gratos, apreciarão o seu interesse por eles e admirarão a sua persistência.
Esta é uma resposta real que Cathy, nossa CMO, recebeu uma vez:
Hi Cathy, thank you so much for following up, that is how you get anywhere in life. I’ll reply with a 2 just because right now is very busy but I would like to look into this in mid June. Thank you again for sending me this information, would definitely like to do a trial in the future.
Porque é que os teus e-mails não obtêm resposta?
Existem três razões básicas para isso:
- O problema pode estar no conteúdo do seu e-mail. Talvez ele não tenha atingido o ponto certo e os destinatários não o acharam suficientemente interessante. Ou eles precisam de mais pontos de contacto para se envolverem
- O seu destinatário é uma pessoa ocupada e simplesmente esqueceu-se de responder ou perdeu o seu e-mail entre centenas de outras mensagens
- O seu e-mail foi parar ao SPAM ou ao separador de promoções e os destinatários nunca o viram
Nos dois primeiros casos, pode ter uma segunda oportunidade de captar a atenção dos destinatários enviando um email de seguimento depois de eles não terem respondido.
No último caso, o problema é um pouco mais complexo e requer uma investigação prévia. Para saber mais sobre como detetar e resolver problemas de entrega de emails, leia este blog post.
Como escrever um e-mail de acompanhamento após nenhuma resposta
Então agora você sabe por que acompanhar seus clientes em potencial é crucial para a eficácia de sua campanha e quais são as possíveis razões pelas quais você não está recebendo respostas.
Mas como deve ser um email de acompanhamento de vendas? Como dizer aos seus clientes em potencial ‘Ei, ainda estou aqui esperando sua resposta’ sem ser assustador ou irritante… ou ambos?
Aqui está Cathy explicando como escrever um e-mail de acompanhamento após nenhuma resposta:
O que escrever na linha de assunto de um e-mail de acompanhamento
É melhor enviar os seus acompanhamentos na mesma linha de assunto do e-mail de abertura para facilitar a consulta da sua mensagem anterior pelos potenciais clientes. Isso também o ajudará a manter uma conexão lógica entre todos os seus acompanhamentos.
Isto torna a escolha de uma linha de assunto bastante simples – mantenha a linha que criou para o email de abertura.
Para se inspirar, confira nossa seleção de 15 melhores linhas de assunto de e-mail frio que encontramos >>
O que escrever no próprio e-mail de acompanhamento
Não consigo contar quantas vezes recebi um e-mail de acompanhamento dizendo “Só queria dar seguimento ao meu e-mail anterior” ou “Só para confirmar”. Sim, é curto e vai direto ao ponto, mas também é tão usado em excesso que se tornou um dos clichês de email frio.
Há também mais um problema: essa abordagem não resolve o primeiro caso de por que as pessoas não respondem, ou seja, porque sua mensagem não atraiu o interesse delas.
Portanto, ao escrever um follow-up, tenha em mente estas 5 coisas cruciais:
- Mantenha-o curto – assim como no e-mail de abertura, ou mais curto, se possível
- Mantenha-o simples e fácil de responder – tal como na mensagem de abertura, dê-lhes uma instrução clara para o próximo passo ou uma pergunta simples para responder
- Mantenha a coerência – certifique-se de que o seguimento está logicamente ligado à mensagem anterior. Não se esqueça de repetir a mesma CTA do e-mail de abertura
- Kmantenha a naturalidade – as suas mensagens não devem soar como acompanhamentos automáticos ou fórmulas de vendas aprendidas de cor. Conhece as especificidades do seu grupo de potenciais clientes, sabe como eles falam e escrevem. Adapte a sua mensagem de abertura e o seguimento das vendas a essas pessoas. Eles precisam de sentir que estão prestes a responder a uma pessoa real
- Mantenha o valor – não trate um acompanhamento como um lembrete de que um potencial cliente ainda não respondeu ao seu e-mail anterior. Isso é irritante. Em vez disso, tente introduzir algum valor na sua mensagem de acompanhamento
Como você realmente não sabe o motivo exato pelo qual as pessoas não responderam ao seu email inicial, é mais sensato escrever um acompanhamento que traga valor adicional e use uma segunda chance para capturar o interesse delas, em vez de continuar lembrando-as de que você está aguardando a resposta delas.
Por exemplo, mencione outro benefício do seu produto, envie-lhes um estudo de caso de como ele ajudou uma empresa semelhante ou crie um link para um vídeo que mostre como usar seu produto e o que eles podem ganhar com ele.
Aqui está um modelo de e-mail de acompanhamento sem resposta que ilustra perfeitamente o meu ponto de vista:
“{{First_Name}}, If Thursday doesn’t work for you, what about a quick call on Monday afternoon? Let me know. In the meantime, I’d like to share with you a story of Pelican.io, a fintech startup from Poland similar to {{COMPANY}}, who struggled with the inefficiency of their lead generation process before automating it with our tool. Read it here: [link]”
Pronto para experimentar e ver os resultados por si mesmo?
Quanto tempo você deve esperar por uma resposta de e-mail?
Dê aos seus contactos pelo menos 1-3 dias para responderem ao seu e-mail. Dar seguimento demasiado cedo fará com que pareça insistente ou mesmo intrusivo. Ninguém gosta disso.
Dito isso, tente não esperar muito tempo para enviar um e-mail de acompanhamento, pois o destinatário pode perder o contexto.
Quantos e-mails de acompanhamento são demais?
Eu sei o que está a pensar… Onde está a linha que separa a persistência da perseguição?
Não existe uma regra que estabeleça o número máximo de acompanhamentos. É mais uma questão de bom senso.
Além disso, conforme comprovado por nossa pesquisa, o 5º, 6º ou 7º e-mail de acompanhamento traz apenas um pequeno aumento na taxa de resposta, portanto, pode não valer a pena enviar mais de 3 ou 4 acompanhamentos. 2 ou 3 parece ser o número ideal. Os melhores desempenhos normalmente enviam apenas isso.
O acompanhamento, assim como o envio de e-mails não solicitados em geral, requer muitos e muitos testes individuais. Muitos factores afectam a eficiência das suas campanhas de email frio, e é você que tem de descobrir o que funciona melhor para o seu próprio grupo de potenciais clientes.
Parece-me uma ideia melhor trabalhar na qualidade de cada e-mail, em vez de na quantidade, porque se exagerar, pode ser rotulado como spammer por um dos destinatários irritados – e isso é a última coisa que quer.
Com que frequência deve enviar e-mails de acompanhamento?
Mais uma vez, depende do objetivo do seu e-mail e das características do seu grupo de potenciais clientes. Elliot Bell, em seu post, artisticamente intitulado “Pleasantly persistent…” (Agradavelmente persistente…), salienta que devemos dar ao nosso destinatário pelo menos uma semana para responder ao nosso primeiro e-mail antes de enviarmos o primeiro acompanhamento.
Por outro lado, Steli Efti propõe uma sequência como esta:
“Dia 1: Primeiro acompanhamento (+2)
Dia 3: Acompanhamento (+4)
Dia 7: Acompanhamento (+7)
Dia 14: Acompanhamento (+14)
Dia 28: Acompanhamento (+30)
Dia 58: Acompanhamento (+30)
… (daí em diante uma vez por mês).”
Para mais uma perspetiva, na 52Challenges utilizámos uma sequência de 3 e-mails (uma mensagem de abertura mais dois acompanhamentos), e enviámos o primeiro acompanhamento após 3 dias e o segundo após 7 dias. Vimos taxas de resposta de até 30%.
Além disso, no terceiro email, demos aos prospectsuma maneira fácil de expressar explicitamente que não estão interessados.
Tenha em mente que está a dirigir-se a pessoas
Todos os seus potenciais clientes são pessoas. Não pode ignorar isso. Eles estão muito ocupados a gerir os seus próprios negócios e recebem dezenas de e-mails todos os dias. Por vezes, demoram alguns dias a responder a emails que não são “prioritários”.
E se se dirigir a potenciais clientes totalmente frios, pode ter a certeza de que os seus e-mails NÃO são certamente “prioritários” na lista deles. Por isso, seja paciente e dê-lhes algum tempo para reagir antes de lhes enviar outro seguimento.
O truque é descobrir a frequência ideal para o seu grupo de potenciais clientes. Se enviar os acompanhamentos com demasiada frequência, eles podem sentir-se perseguidos – e não é esse o seu objetivo (lembre-se, “agradavelmente persistente” não é insistente).
Se esperar demasiado tempo, eles podem esquecer-se de quem você é e, se estiverem confusos, também não estarão ansiosos por responder. (Especialmente porque alguns génios maléficos do spam de alguma forma pensaram que se nos enviassem um e-mail com o assunto a começar por “Re:”, sentiríamos automaticamente a necessidade de lhes responder… Bem, não o faríamos. Não se o e-mail “Re:” for o primeiro que eles nos enviam.)
Como enviar e-mails de acompanhamento
Basicamente, há duas maneiras de enviar e-mails de acompanhamento:
- manualmente (boo! Demasiado incómodo se tiver uma lista grande ou mesmo média)
- programando uma sequência de acompanhamento automatizada numa ferramenta dedicada a cold emailing, como Woodpecker ou Mailshake
O que escolher depende do número de destinatários que pretende atingir e do tempo que pode dedicar a isso.
O envio manual de e-mails de acompanhamento só é possível, de facto, em pequena escala. E se tiver muita paciência, nervos fortes e capacidades de organização acima da média. Confie em nós, já passámos por isso e já o fizemos. Na verdade, foi assim que surgiu a idéia do Woodpecker. Você pode ler a história aqui.
Se o seu alvo for mais do que apenas um punhado de pessoas, é muito mais fácil preparar uma sequência de acompanhamento e deixar que a ferramenta cuide do envio para você.
Não terá de saber quando foi a última vez que fez o acompanhamento, quem já respondeu e com quem deve voltar a fazer o acompanhamento.
Também obtém informações sobre o desempenho dos seus e-mails, para que possa utilizar o tempo poupado em testes A/B e aperfeiçoá-los para melhorar os resultados. É como se tivesse contratado um assistente que trabalha 24 horas por dia para si.
O que é que ganha com isso
Quem me dera poder dizer-lhe que existe uma sequência dourada de acompanhamentos que pode utilizar na sua própria campanha. Infelizmente, não existe. Obviamente, você pode seguir os conselhos de postagens de blog (como esta), vídeos e cursos on-line e testá-los em suas próprias campanhas.
Mas aqui vai outro conselho: não se atenha à primeira sequência que experimentar.
- mude a frequência
- alterar o número de toques de acompanhamento
- experimentar com a cópia
Essa é a única maneira de descobrir o que traz os melhores resultados. Pode descobrir que o seu primeiro palpite foi o melhor, mas vale a pena descobrir isso. Tenha em mente o “agradavelmente persistente” e não tenha medo de fazer o acompanhamento.
E se você quiser se aprofundar ainda mais no tópico de e-mails de acompanhamento de vendas – pegue nosso Guia de acompanhamento de vendas.