Al igual que con cualquier forma de comunicación empresarial, hay un par de reglas que debes seguir para que tu difusión por correo electrónico sea profesional. Me tomé un tiempo para investigar los requisitos para un alcance de correo electrónico adecuado en países como Canadá, China, Australia, Nueva Zelanda, por no hablar de los Estados Unidos (con la ley de California recientemente actualizada), Noruega, Alemania, Suiza y, por supuesto, el resto de los países que forman parte de la Unión Europea (lea sobre GDPR aquí).
Puede parecer mucho para un solo artículo, pero he destilado todo lo que he encontrado en un conjunto básico de requisitos para que lo tengas en cuenta la próxima vez que escribas un correo electrónico frío.
¿Por qué hay que pensar en ello?
Si observamos la forma en que los países regulan el envío de correos electrónicos, hay una fuerte tendencia a proteger la información personal de sus ciudadanos. Como recordará, la UE empezó a hablar de aumentar la protección de datos, porque sus ciudadanos expresaron su preocupación por su privacidad.
Vea un fragmento de nuestro seminario web en el que explicamos por qué se creó el GDPR >>
Mire el alcance del correo electrónico frío. Utilizamos el correo electrónico frío para contactar con empresas con las que no hemos contactado antes. No las conocemos en persona. No hemos interactuado con ellos antes. Simplemente asumimos que serían un buen cliente, basándonos en algunas suposiciones que hemos hecho sobre quién es nuestro ICP. No tenemos ninguna mala intención. Sólo queremos hablar con ellos.
Ahora, cambiemos de perspectiva. Estoy seguro de que has recibido algunos correos electrónicos en frío en tu carrera. Y uno de ellos puede haber parecido mal dirigido para ti. No estabas muy seguro de por qué lo recibiste. No tenías muchas ganas de responder. Así que dejaste colgado al remitente.
¿Y si te dijera que respetando los requisitos básicos del envío de correos electrónicos en frío, podrías tener una estrategia de correo electrónico en frío ganadora?
Esto es lo que debes tener en cuenta para diseñar dicha estrategia.
Requisitos básicos para el envío de una campaña de correo electrónico en frío
Hay 6 requisitos básicos que descubrí al observar las políticas de todo el mundo.
Regla # 1: Dar una salida a sus correos electrónicos
De acuerdo con la Ley CAN-SPAM que es vinculante en los Estados Unidos, no estás obligado a recoger el consentimiento, pero debes dar una opción para optar por no recibir tus correos electrónicos. Lo mismo ocurre con el GDPR. Cuando envíes un correo electrónico en frío a un Estado miembro de la UE, tienes que dar una forma clara de optar por no recibirlo. En Canadá, Alemania, Noruega, Suiza y Australia, también debe incluirse en el mensaje una opción para darse de baja.
¿Qué significa esto?
Cuando redactes un mensaje de correo electrónico, haz saber a los receptores del mismo cómo pueden darse de baja de tu secuencia de correos electrónicos. Tanto si lo pones en forma de enlace como si colocas una cláusula de exención de responsabilidad dentro del correo electrónico, debes hacerlo para demostrar que eres digno de confianza y que conoces la ley.
Esta entrada del blog de Woodpecker le muestra cómo hacerlo
¿Debo dar a mi destinatario de correo electrónico frío una forma de excluirse? >>
Regla nº 2: Haga que sea fácil identificarle
Ya que se dirige a un desconocido, preséntese. Esto debería ser una obviedad, incluso sin la legislación que lo respalda. Sus clientes potenciales deben identificarle, al menos así lo ven los legisladores chinos. Cuando envíes un correo electrónico a Suiza, Noruega, Nueva Zelanda, Australia, Canadá y EE.UU., también deberás hacer saber a tus clientes potenciales quién eres. Básicamente, es un hecho en la mayoría de las regulaciones que he visto.
¿Cómo hacerlo?
En 6 pasos para perfeccionar la redacción del correo electrónico en frío, habrás leído que tu firma es una parte esencial del correo electrónico en frío que indica a tu destinatario quién eres. Utilízala para cumplir con la ley.
Coloca en ella todos los datos necesarios que ayuden a un posible cliente a identificarte. Así pues, tu nombre, el nombre de tu empresa y mucho más son los datos que deberías considerar añadir. Lee nuestra guía sobre la firma para saber cómo hacerlo.
¿Qué debo poner en mi firma? >>
Algunas legislaciones definen aspectos aún más técnicos del envío de correos electrónicos cuando se trata de la identificación del remitente. Las cabeceras del correo electrónico comercial, que indican el origen, el destino y la información de enrutamiento, no deben contener información materialmente falsa o engañosa.
Regla nº 3: Credenciales de contacto
Es posible que esté obligado a poner una dirección física de su empresa en el correo electrónico frío. Aquí tiene una lista de países que le obligan a incluir la dirección física:
Canadá
Alemania
Noruega
Suiza
Australia
Nueva Zelanda
Todos los Estados miembros de la UE
Regla nº 4: Tienes que tener una razón válida para contactar con la gente
Sólo puedes ponerte en contacto con la gente si tienes una razón de peso para hacerlo. Una de esas razones es que exista un fundamento legal para ello: el estatuto de su empresa está claramente conectado con el de ellos. Eso es lo que propugna el GDPR en forma de interés legítimo o recogida de consentimiento.
Lea el artículo completo del blog sobre el GDPR aquí:
Reglamento General de Protección de Datos Guía práctica para los remitentes de correo electrónico >>
Los demás reglamentos exigen el consentimiento. Algunos de los reglamentos que he desenterrado indican que se necesita el consentimiento antes de poder enviar un correo electrónico a alguien. Aunque el correo electrónico frío no sea una oferta promocional. En Canadá, China y Noruega es obligatorio recabar el consentimiento de los clientes potenciales. En Alemania es necesario el doble consentimiento.
¿Cómo recoger el consentimiento para el alcance del correo electrónico?
Una buena estrategia para ponerse en contacto con personas de esos países puede ser utilizar una estrategia de entrada y salida. Por ejemplo, crear un seminario web y luego lanzar una campaña de difusión una vez que termine. Por supuesto, contactarías sólo con las personas que te han dado su consentimiento para ser contactadas.
Hemos probado a mezclar inbound con outbound. He aquí cómo lo hicimos:
Cómo encontramos a nuestros clientes potenciales en Quora: Vol. 1 >>
Cómo pedimos a la gente de Quora que asistiera a nuestro seminario web: Vol. 2 >>
Regla #5: Informar sobre un tipo de mensaje
A veces se espera que informes a los prospectos sobre el tipo de tu mensaje. Tienes que ser claro sobre la naturaleza de tu mensaje, para que tú y el destinatario estéis en la misma página. Es comprensible. Si su mensaje tiene fines comerciales, está obligado a ponerlo en su copia de correo electrónico.
Todas las normativas lo piden, excepto la ley estadounidense CAN-SPAM. Para que quede claro, tienes que informar a tu destinatario sobre el tipo de tu mensaje cuando envíes tus correos electrónicos a empresas situadas en
China
Canadá
Australia
Nueva Zelanda
Alemania
Suiza
Noruega
…y el resto de los estados miembros de la UE
Regla nº 6: No elijas una línea de asunto que sea un “clickbait”.
Las líneas de asunto son como las llaves que abren tus mensajes. Son los elementos que captan la atención de los clientes potenciales y hacen que hagan clic en su correo electrónico. Puede que te sientas tentado a poner algo que llame la atención en tu línea de asunto para que sea irresistible de abrir.
Sin embargo, tenga cuidado con el clickbait. Puede traerle problemas en Estados Unidos y Alemania. Si utilizas una línea de asunto que no se corresponde con el resto de tu correo electrónico, puedes ser penalizado. Lo mismo ocurre con la línea “De:”.
¿Dónde puedo obtener más información sobre la ley?
Aquí tienes las conclusiones básicas que me han parecido más útiles. Sin embargo, si quieres profundizar en la ley, consulta estos recursos para obtener una visión completa al respecto:
Ley CAN-SPAM
Legislación canadiense anti-spam (CASL) de 2014
Ley Australiana de SPAM de 2003
Nueva Zelanda – Ley de mensajes electrónicos no solicitados de 2007
¿Qué puedo sacar de todo esto?
Tengo el siguiente consejo para ti. La próxima vez que te sientes a preparar tu campaña de correo electrónico en frío, haz un hueco a las normas anteriores. Puede parecer otra cosa poco interesante para tener en cuenta, pero créeme, es mejor prevenir que curar. Y si te fijas en las cabeceras, no parecen ser demasiado.
Si vas a dirigirte a un país nuevo para ti, y no conoces su normativa, es mejor que busques en Google la ley de protección de datos de ese país.
Nosotros cubrimos el GDPR y la ley de privacidad de California para ti. Y arriba puedes encontrar enlaces a otras normativas.
Espero que te haya servido de ayuda.
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