“He enviado una campaña de prueba desde Woodpecker, pero parece que envía los correos electrónicos muy lentamente…”, dijo Till, uno de nuestros probadores beta. Parecía decepcionado. Nos sorprendió que lo viera como un inconveniente. No nos dimos cuenta de que lo veíamos como una ventaja porque sabemos exactamente cómo funciona Woodpecker. Una vez que le explicamos a Till cómo se envían los correos electrónicos y por qué, lo encontró muy interesante y dijo que sería un gran tema para una entrada de blog.
Así que éste es para ti, Till! 😉 Y para todos los que no sepan realmente cómo envía Woodpecker sus correos electrónicos y seguimientos, y por qué funciona así.
Haré lo posible por explicarlo con palabras sencillas. Recientemente, cuando traté de explicar esto, en respuesta a mi largo y cuidadosamente elaborado correo electrónico recibí esto (¡gracias Monika, me alegraste el día!):
… y ese correo estaba escrito en polaco, que es mi lengua materna.
Así que, sí… 🙂
Para facilitarte la tarea (esperemos que así sea), he hecho una lista de supuestos que hemos seguido al crear Woodpecker y sus algoritmos de envío.
Antes de seguir, aquí tienes un breve manual:
Si eres un friki de la tecnología y necesitas entender bien cómo funcionan las cosas -porque es divertido saberlo- léelo entero. Hay algunos detalles inteligentes que pueden resultarle interesantes.
Si no eres un friki de la tecnología y sólo quieres saber en general cómo se envían los correos electrónicos desde Woodpecker, puedes simplemente hojear los titulares y leer los puntos que necesitan una explicación adicional.
Si prefieres los vídeos a los textos, mira esto:
1. Woodpecker NO envía sus correos electrónicos como las herramientas de envío de boletines de noticias
Woodpecker no utiliza sus propios servidores para enviar sus mensajes, como lo hacen MailChimp, o GetResponse, u otras grandes herramientas de automatización de marketing por correo electrónico. Woodpecker ha sido diseñado para enviar mensajes personales a grupos específicos de prospectos cuidadosamente elegidos, no a un grupo de 10K suscriptores.
Todos sus correos electrónicos y seguimientos se envían desde su buzón de correo, que está integrado con Woodpecker. Por eso es importante tener en cuenta los límites de envío internos de su proveedor de correo electrónico – Woodpecker está diseñado para no enviar más correos electrónicos de los que normalmente podría enviar usted mismo desde su buzón de correo (bueno, suponiendo que pudiera enviar sus correos electrónicos de forma exclusiva y continua 24/7 😉 )
2. Woodpecker envía correos electrónicos automáticamente, pero no todos a la vez
Woodpecker envía los correos electrónicos como lo harías tú mismo. ¿Podría enviar cien correos electrónicos individuales a la vez? No. ¿Podría enviar 10 correos electrónicos distintos a 10 destinatarios al mismo tiempo? No. ¿Serías capaz de enviar 2 mensajes distintos desde tu buzón en el mismo segundo? Ni hablar. Woodpecker tampoco lo hará.
En su lugar, mientras envía sus mensajes de apertura, Woodpecker tendrá en cuenta dos cosas
el plazo de tiempo que planeas enviar,
y el número de prospectos a los que va a enviar los correos electrónicos.
Entonces dividirá el marco de tiempo dado para marcos de tiempo más pequeños – de modo que cada uno de los mensajes planeados tenga su pequeño marco de tiempo individual para ser enviado. Además, los mensajes nunca se enviarán con más frecuencia que cada 60 segundos. Para una persona real, un minuto para enviar un correo electrónico parece un tiempo razonable, ¿no?
3. Woodpecker aleatoriza la frecuencia de envío
Los correos electrónicos no se enviarán cada 10 minutos, ni cada 5 minutos, ni cada 4 minutos y 37 segundos. En su lugar, se enviarán en un momento aleatorio de su pequeña franja de tiempo de envío.
Por eso los emails de Till se enviaban “lentamente”. Si él estableció el tiempo de envío para, digamos, 10 a.m. a 3 p.m. (así que 5 horas), y planeó enviar el correo electrónico de prueba a 10 personas de su equipo, es probable que la primera persona recibiera su correo electrónico, por ejemplo, a las 10:07, la segunda a las 10:42, la tercera a las 11:15, y así sucesivamente.
¿Por qué es tan importante la hora aleatoria de envío?
Porque no quieres parecer un bot. Si enviara los correos electrónicos a mano, ¿se sentaría con un cronómetro y trataría de enviar los correos electrónicos exactamente cada 5 minutos o así? Incluso si lo intentaras, como una especie de reto extraño, no serías capaz de hacerlo con una precisión de segundo a segundo.
Y, como ya he dicho en el nº 2, Woodpecker envía tus mensajes como si lo hicieras tú mismo a mano, siempre que tuvieras todo un día y una noche reservados para hacer sólo eso.
Nota: Esto no es algo que hayamos hecho por diversión. La hora de envío aleatoria realmente aumenta la entregabilidad de tus mensajes y protege tu dirección de correo electrónico de ser incluida en una lista negra o clasificada como fuente de SPAM.
Woodpecker sends your follow-ups only on the days of the week you choose and within the specified time frame.
This means that NO messages will be sent on the weekend (or any other day of the week) if you do not want them to be sent then.
Originally, we had designed Woodpecker’s delivery time settings to send follow-ups after a specified number of days. “Follow-up after X days/hours.” Period.
But that wasn’t a perfect solution, because many companies don’t want to send any email on weekends, or Mondays, or Fridays, or any other day of the week for a variety of reasons. And if you set your opening message to be sent on Tuesday, Wednesday, Thursday, and your follow-up to be sent 3 days after the previous message, there was a good chance that some of your potential customers would receive the follow-up on the weekend.
We have listened to feedback from our testers, and have added the delivery day and time frame settings for the follow-ups as well. That has changed our random shipping assumptions a bit. It’s now “Tracking no earlier than X days/hours.”
How does that work with days of the week and follow-ups?
Let’s say you set your follow-ups to be sent no earlier than 3 days from the previous message, but only on Tuesdays, Wednesdays and Thursdays. That means that follow-ups to opening emails sent on Tuesday “will” want to be sent on Friday; follow-ups to opening emails sent on Wednesday “will” want to be sent on Saturday, and follow-ups to opening emails sent on Thursday “will” want to be sent on Sunday. But you don’t care what your follow-ups “want”. You simply don’t allow follow-ups to be sent on Friday, Saturday and Sunday.
And Woodpecker won’t send any messages that you don’t want sent. So, the follow-ups that you “want” to be sent on the “disallowed” days of the week will be sent with the highest priority on the first “allowed day”, in this particular example case Wednesday (7, 6 and 5 days, respectively, after the opening messages).
And since those follow-ups waited so long for their turn, they will be very “eager” to be sent. Therefore, Woodpecker will send them randomly, but with a frequency of no more than 60 seconds and no less than 120 seconds. Then it will send all the follow-ups scheduled for that day. And then it will send the opening messages scheduled for this day.
5. Follow-up messages have the priority to be sent before the newly scheduled opening messages.
This mechanism is more or less described in the last three sentences of the previous paragraph. Basically, if there are some follow-ups that are crowded because they would have been sent earlier if the “earlier” was an allowed day – those follow-ups will be sent first.
Then, there are the follow-ups scheduled for the current day, and if the current day is an “allowed” day for sending, Woodpecker will send them next.
And then, there are the opening messages (#1 Emails) planned for the current day, sent only after all follow-ups have been sent first.
So, if there are these three types of messages planned for the same time period, they will be sent in the following order:
Follow-ups that have been impatiently, but humbly, waiting for an “allowed” day to be sent.
Follow-ups planned for this day.
Opening messages scheduled for this day.
6. The frequency of sending certain messages depends on the configuration of delivery times and days.
Taking into account all of the above, you should take care to configure the appropriate delivery times when scheduling the sending of your campaign. So, if you don’t want too many follow-ups to be sent too often, make sure that the delay settings (“Not before…”) cover the days of the week set for delivery (the “allowed” days).
Development of delivery settings
En noviembre de 2019 hemos desplegado un nuevo tipo de campaña llamado If-campaigns. Esta importante actualización añadió tres nuevas variables al algoritmo de envío de Woodpecker: las Condiciones, franjas horarias adicionales por día para el envío de correos electrónicos y la opción de enviar los mensajes en la zona horaria de tu prospecto.
¿Qué son las condiciones y cómo afectan al proceso de envío?
Las campañas If le permiten dividir su campaña en dos caminos: Ruta SÍ y Ruta NO, cada una con una secuencia diferente de seguimiento. Una condición define la acción de un cliente potencial que determina qué seguimiento (de qué ruta) debe enviarse a continuación.
En pocas palabras, ahora puede decidir qué correo electrónico recibirán sus prospectos a continuación. Si los prospectos realizan la acción determinada por la condición, Woodpecker les enviará correos electrónicos desde la Ruta SÍ. Si no, entonces Woodpecker enviará la secuencia desde la ruta NO.
Sin embargo, la misma regla sigue aplicándose: los seguimientos de ambas rutas se envían primero, y luego los correos electrónicos de apertura recién creados.
Más ventanas de envío aumentan la posibilidad de que su correo electrónico sea abierto
Ahora puede añadir hasta 3 franjas horarias por día en las que Woodpecker enviará sus correos electrónicos.
Si sabe que sus clientes potenciales suelen revisar sus buzones de correo por la mañana, durante la hora de la comida y justo antes de las 5 de la tarde, puede cubrir las tres franjas horarias para asegurarse de que su mensaje será notado.
Sus correos electrónicos y seguimientos pueden enviarse en la zona horaria del cliente potencial
Si te diriges a clientes potenciales de todo el mundo, ¿no sería bueno que tus correos electrónicos se enviaran a sus 8 de la mañana y no a la tuya? En el envío de correos electrónicos en frío, el momento es importante, así que ¿por qué no aumentar la probabilidad de que su correo electrónico llegue justo a tiempo?
Cuando configuras la hora de entrega de tu campaña, justo debajo de las ventanas de tiempo, hay una opción para permitir que Woodpecker envíe los mensajes en la zona horaria de tu prospecto, en lugar de tu hora local. Pruébelo la próxima vez que programe una campaña internacional de correo electrónico en frío.
.
READ ALSO
2 Quick Tricks to Speed Up a Cold Email Campaign in Woodpecker
I get it. You've connected your email address, wrote an outstanding email sequence, uploaded a long list of verified prospects and conducted a 5-minute campaign audit to check if everything's right, but Woodpecker has sent very few of your emails so far. Let's go through all the steps together and discover what can be improved to boost your sending.
Guía práctica paso a paso para una campaña de correo electrónico en frío que llega a buen puerto
El envío de una campaña automatizada de correo electrónico en frío es sólo el comienzo. Al final, usted quiere que sus correos electrónicos lleguen realmente a las bandejas de entrada de sus clientes potenciales. Y para que eso suceda, es crucial que planifiques y configures correctamente tu campaña de correo electrónico en frío en cada detalle. He escrito este post en colaboración con nuestro equipo de soporte y nuestro jefe de integración y entregabilidad, porque hemos observado que muchos de nuestros usuarios todavía necesitan ayuda cuando se trata de ajustar correctamente la configuración de sus campañas de correo electrónico en frío.
Guía rápida de Woodpecker.co: Cómo configurar una campaña de correo electrónico en frío
Los correos electrónicos en frío ingeniosos funcionan. Los correos electrónicos en frío con seguimiento hacen milagros. Pero el envío de correos electrónicos en frío a mano apesta porque lleva demasiado tiempo. Eso no es un escenario de marketing inventado. Así es la vida. Y si alguna vez has estado enviando tus correos electrónicos en frío manualmente, lo sabes. Creamos Woodpecker porque habíamos estado enviando nuestros correos electrónicos en frío a mano y era un problema que necesitábamos resolver. Ahora puedes usar nuestra solución para solucionarlo tú mismo. A continuación, le explicamos cómo configurar una campaña de correo electrónico en frío en Woodpecker para automatizar el alcance en unos sencillos pasos.