E-Mail gibt uns die Möglichkeit, sofort und ohne Kosten zu kommunizieren, und genau deshalb nutzt sie jeder. Aber wenn man täglich Hunderte von E-Mails bearbeiten muss, kann die E-Mail-Verwaltung eher eine Ablenkung als eine Hilfe sein.
Dies ist ein Gastbeitrag von Niraj Ranjan Rout, dem Gründer von Hiver.
Ein typischer Geschäftsanwender sendet und empfängt über 600 E-Mailspro Woche – das ist viel! In letzter Zeit bin ich auf viele Artikel und Aussagen gestoßen, dass E-Mail das monströseste, ineffizienteste Werkzeug ist, das wir je in die Hand genommen haben. Die Wahrheit ist – E-Mail ist nicht ineffizient, wir nutzen es ineffizient. Deshalb hier einige Tipps, wie Sie Ihre E-Mails besser verarbeiten können.
1. Lernen Sie Ihre E-Mail-Plattform gründlich kennen
Vielleicht nutzen Sie Ihr Gmail- oder Outlook-Konto schon seit mehreren Jahren, aber das bedeutet nicht, dass Sie alles darüber wissen.
Viele dieser Plattformen verfügen über fortgeschrittene Funktionen und Abkürzungen, die den Umgang mit Ihren E-Mails erleichtern können und die Ihnen wahrscheinlich nicht bekannt sind.
Wussten Sie zum Beispiel, dass in Google Mail:
- Shift + 8+ u wählt alle ungelesenen Nachrichten aus?
- Drücken von ‘e’ Archiviert alle ausgewählten Nachrichten?
- Sie können die Funktion “Senden rückgängig machen” für versehentlich gesendete Nachrichten verwenden?
Es gibt viele solche Funktionen, Tricks und Abkürzungen, die Ihnen die Bearbeitung und Beantwortung von E-Mails erheblich erleichtern können.
2. Jeden Tag Zeit für E-Mails einplanen und diese Routine beibehalten
Nach einer Studieim Jahr 2012 verbringen Arbeitnehmer mehr als ein Viertel des Tages mit dem Lesen und Beantworten von E-Mail.
Vielleicht sind Sie versucht, alle 30 Minuten Ihr Postfach zu überprüfen, aber das kann sehr ablenkend sein. Es kann dazu führen, dass Sie von einer Aufgabe zur nächsten springen, wodurch Sie Zeit verlieren und sogar Ihre Genauigkeit beeinträchtigt wird.
Sie denken vielleicht, dass es effizient ist, E-Mails alle 15 Minuten zu überprüfen, damit sie sich nicht stauen, aber das kann Ihre Aufmerksamkeit von einer wichtigen Aufgabe ablenken.
Sie können stattdessen einen Zeitplan aufstellen, zum Beispiel, dass Sie Ihre E-Mails alle 2-3 Stunden überprüfen. Legen Sie eine feste Routine fest, damit Sie nicht in Versuchung kommen, Ihre E-Mail jederzeit zu öffnen. Prüfen Sie zum Beispiel E-Mail einmal, wenn Sie zur Arbeit kommen, später, bevor Sie zum Mittagessen gehen, und noch einmal während der Teezeit und einmal, bevor Sie den Arbeitsplatz verlassen.
So stellen Sie sicher, dass Sie schnell antworten und gleichzeitig nicht Ihre ganze Zeit mit E-Mail verschwenden.
3. Schließen oder blockieren Sie die E-Mail nach Ihrer geplanten Zeit
Ich verstehe, die E-Mail am unteren Bildschirmrand schreit förmlich danach, dass Sie sie anklicken. Sie sehen die Benachrichtigung “3 ungelesene E-Mails” und Ihre Neugier, worum es in diesen E-Mails geht, macht Sie verrückt. Genau die Ablenkung, die Sie vermeiden wollen, liegt direkt vor Ihren Augen.
Sie sollten Folgendes tun: Schließen Sie Ihre E-Mail-Registerkarte und schalten Sie die Benachrichtigungen vor und nach der Zeit aus, die Sie für die E-Mail-Überprüfung vorgesehen haben. Wenn Sie möchten, können Sie sogar noch einen Schritt weiter gehen und E-Mails blockieren, um zu verhindern, dass Sie E-Mails in der nicht eingeplanten Zeit öffnen.
Wussten Sie, dass etwa 90% der E-Mailsnicht einmal wichtig sind – sie sind Spam. Wenn Sie sich von jeder Werbe-E-Mail stören lassen, wie wollen Sie dann irgendeine Aufgabe erledigen?
4. Täglich den Posteingang entrümpeln
Den Posteingang einmal im Monat oder alle zwei Wochen zu entrümpeln, ist nicht der richtige Weg; es ist zeitaufwändiger. Führen Sie stattdessen ein System ein, um täglich zu entrümpeln.
Wenn Sie zum Beispiel eine E-Mail gelesen haben und der Meinung sind, dass Sie sie nicht mehr brauchen, löschen Sie sie sofort. Wenn ein Newsletter, den Sie erhalten, für Sie nicht mehr von Nutzen ist, melden Sie ihn sofort ab.
Unerwünschte E-Mails sofort aus dem Weg zu räumen, ist eine gute Praxis, die wertvollen Platz in Ihrem Posteingang frei machen kann; je mehr E-Mails Sie speichern, desto schwieriger wird es für Sie, die wichtigen E-Mails zu finden, wenn Sie sie in der Zukunft brauchen.
5. Halten Sie sie sortiert
Ein weiterer wichtiger Tipp, der Ihnen hilft, Ihr Postfach und damit Ihre Zeit effizienter zu verwalten, ist, Ihr Postfach sortiert zu halten. Gmail und die meisten anderen Mailing-Plattformen ermöglichen es Ihnen, Regeln und Filter zu erstellen, um Ihren Posteingang zu sortieren und Ihre Aufgaben zu priorisieren. Zum Beispiel fällt eine E-Mail von Ihrem Kunden in die Kategorie “Wichtig” und eine E-Mail bezüglich eines Teamessens in die Kategorie “Sozial”. Sie können Etiketten“Wichtig” und “Gesellschaftlich” erstellen und eine Regel festlegen, so dass jede E-Mail vom Kunden unter das Etikett “Wichtig” fällt und so weiter. Auf diese Weise landen Ihre E-Mails im richtigen Ordner, und Sie können die dringenden und wichtigen jetzt bearbeiten und sich später Zeit für die anderen E-Mails nehmen. Ein geordneter Eingangskorb kann Ihnen helfen, Aufgaben schneller und einfacher zu sortieren, zu delegieren, zu überwachen und zu verfolgen. Außerdem ist das Erstellen von Etiketten, Ordnern und Filtern ein einmaliger Aufwand, und danach läuft alles automatisch ab. Wenn Sie hingegen einen chaotischen Eingangskorb haben, verpassen Sie möglicherweise wichtige E-Mails, weil Sie sie übersehen oder vergessen haben, sie zu beantworten usw.
Hier sind einige zusätzliche Tipps:
- New York consulting firm Basex berichtet, dass Spam im Unternehmen für jeden Benutzer zwischen 600 und 1.000 Dollar pro Jahr kosten kann. Darin enthalten ist auch der Zeitverlust durch Produktivitätseinbußen. Ich empfehle Ihnen dringend, in ein Tool zur Spam-Blockierung zu investieren und eine Menge Zeit zu sparen, die sonst verloren ginge.
- Natürlich müssen Sie alle Ihre E-Mails Korrektur lesen, bevor Sie auf Senden drücken; eine zeitsparendere Option wäre die Verwendung von Grammatikprüfung und Rechtschreibprüfungstools verwenden, um sich die Arbeit zu erleichtern.
- Halten Sie Ihre persönlichen E-Mails von Ihrem Büro fern email inbox; es kann nur eine unnötige Ablenkung während der Arbeitszeiten verursachen.
Abschließende Gedanken
E-Mail ist heute das wichtigste Kommunikationsmittel für Unternehmen. Wir nutzen es, um Termine zu buchen, gute Wünsche zu übermitteln, Treffen zu vereinbaren, Aufgaben zu delegieren, Aktivitäten zu überwachen usw. Da sie eine so wichtige Rolle in unserem Arbeits- und Privatleben spielt, ist es äußerst wichtig zu lernen, wie man E-Mail besser verarbeitet.