Während Sie an Ihrer Webinar-Präsentation feilen, ist es an der Zeit, die bevorstehende Veranstaltung bekannt zu machen und die Einladungen zu verschicken. Wenn Sie bei “Hallo!” nicht weiterkommen, machen Sie sich keine Sorgen – das haben wir bei der Organisation von Woodpecker-Webinaren auch schon erlebt. Deshalb habe ich ein wenig recherchiert und fünf E-Mail-Vorlagen für Webinar-Einladungen erstellt, die Sie inspirieren sollen.
Best Practices zum Verfassen einer Webinar-Einladungs-E-Mail
Bevor Sie mit dem Verfassen der Einladung beginnen, definieren Sie die Zielgruppe, die Sie erreichen möchten. Sind es Ihre Kunden? Testnutzer? Oder Kontakte, die Sie auf LinkedIn, Quora, in Facebook-Gruppen usw. gefunden haben?
Warum ist das ein so wichtiger Schritt?
Personen, die wenig oder gar nichts über Ihr Unternehmen und Ihr Produkt gehört haben, benötigen mehr Kontext, um zu verstehen, warum Sie sie kontaktiert haben und welchen Wert Ihr Webinar für sie hat. Ihre Kunden oder Testnutzer brauchen kein solches Intro.
Wenn Sie Ihre Zielgruppe kennen, können Sie auch den Ton Ihrer Webinareinladung besser anpassen und sie entweder informell und locker formulieren oder sich an eine formellere Sprache halten. Vermeiden Sie auf jeden Fall, die Webinar-Einladung zu lang zu gestalten. Versuchen Sie, die Hauptidee in ein oder zwei Sätzen zusammenzufassen, vielleicht in ein paar Aufzählungspunkten. Heben Sie sich die Details für Folge-E-Mails auf.
Auch die schönste Webinar-Einladung ist umsonst, wenn sie im Werbe-Tab oder im Spam-Ordner landet. Um sicherzustellen, dass sie im Posteingang des Empfängers landet, sollten Sie sich um Ihre E-Mail-Zustellbarkeit kümmern.
Personalisierte und einfache Nachrichten ohne zu viel HTML werden mit größerer Wahrscheinlichkeit direkt im Posteingang zugestellt. Auch wenn Ihre Webinar-Einladung auf einer Vorlage basiert, können Sie jeder Nachricht mit benutzerdefinierten Feldern oder Snippets, wie wir sie in Woodpecker nennen, eine persönliche Note verleihen. Wenn Sie zum Beispiel ein Snippet wie “{{VORNAME}}” in Ihre Webinar-Einladung einfügen, wird daraus automatisch der Name des jeweiligen Kontakts.
Die Personalisierung ist aber auch entscheidend, damit Ihre Webinareinladung aus der Masse heraussticht und wahrgenommen wird. Schauen wir uns an, wie das in der Praxis aussieht.
Was sind einige Beispiele für Betreffzeilen von Webinareinladungen?
Das Problem mit den Betreffzeilen von Webinareinladungen, das mir in meinem eigenen Posteingang aufgefallen ist, ist, dass sie alle ziemlich gleich sind: unpersönlich und mit einem automatischen 1:1-Gefühl. Das ist der Grund, warum so viele Webinareinladungen unter Hunderten von anderen E-Mails begraben werden, ohne jemals Beachtung zu finden.
Um Ihrem Webinar eine Chance zu geben, in der Masse der anderen E-Mails aufzufallen, fügen Sie der Betreffzeile eine persönliche Note hinzu. Es lohnt sich auf jeden Fall, denn die durchschnittliche Öffnungsrate von Kampagnen mit einer personalisierten Betreffzeile ist 10% höher als bei einer nicht personalisierten Betreffzeile.
Wenn Sie die Betreffzeile einer Webinareinladung personalisieren, können Sie den Namen des Empfängers, seinen Firmennamen oder einfach eine Webinar-Zielgruppe erwähnen, wie z.B. “Vertriebsleiter”, “Startup-Gründer”, “Tech-Leader”, etc.
Werfen Sie einen Blick auf die Beispiel-Betreffzeilen für Webinar-Einladungen, die ich bei der Recherche für diesen Artikel gefunden habe:
- {{FIRST_NAME}}, nehmen Sie an “SaaS Marketing 2020” teil, ohne das Haus zu verlassen
- Steigern Sie Ihr Geschäftswachstum in diesem Jahr – hier ist Ihre Webinar-Einladung
- {{FIRST_NAME}}, verändern Sie Ihren Ansatz zur Lead-Generierung
- Out of the box Lösung für {{Firmenname}}
- {{FIRST_NAME}}, nehmen Sie an einem Webinar über Tipps & Tricks zur Kundengewinnung teil
- {{FIRST_NAME}}, melden Sie sich zu unserem Webinar an und holen Sie sich Tipps zur effektiven Akquise
- 30 Minuten exklusives Webinar: Wie kann man die Kundenbindung mit E-Mails verbessern?
- {{FIRST_NAME}}, buchen Sie Ihren Platz in unserem Kundensupport-Webinar
- {{FIRST_NAME}}, reservieren Sie Ihren Platz für das Saas Marketing 2020 Webinar
- {{FIRST_NAME}}, Sie sind eingeladen zum Prospecting beyond LinkedIn Webinar
- Webinar für Vertriebsleiter: Wie setzen Sie erreichbare Vertriebsziele für Ihr Team?
- {{FIRST_NAME}}, merken Sie sich den Termin: SaaS Business Growth 2020 Webinar
Eine weitere Frage, die Ihnen beim Betrachten der obigen Liste wahrscheinlich in den Sinn kommt, ist: Wie lang sollte die Betreffzeile sein?
Meine Recherchen haben ergeben, dass es keine Regel gibt. Kürzere Betreffzeilen erhalten die Aufmerksamkeit leichter, wenn eine Person durch E-Mails blättert. Längere Betreffzeilen, die ein Webinarthema enthalten, sind dagegen informativer, werden aber oft von E-Mail-Clients abgeschnitten. Ich rate Ihnen zu einem A/B-Test, um herauszufinden, welcher Ansatz in Ihrem Fall besser funktioniert.
5 Beispiele für Webinar-Einladungs-E-Mails
Kommen wir nun zur Einladung selbst. Ich habe bereits erwähnt, dass Sie sie mit Blick auf den Adressaten verfassen sollten. Das ist wichtig, um den Kontext beizubehalten und Ihren Text entsprechend anzupassen.
Wenn Sie eine Outbound-Kampagne vorbereiten, um Ihr Webinar bei Personen bekannt zu machen, die Sie noch nie zuvor kontaktiert haben, geben Sie dem Adressaten den Kontext an, warum Sie sich überhaupt an ihn gewandt haben. So wie in dem folgenden Beispiel für eine Webinar-Einladung:
Hi {{FIRST_NAME}} I came across your profile on {{snippet_1}} and wanted to reach out to you to check if you’d be interested in my webinar on automating lead generation. On the webinar I’ll show you how you can automate the manual part of following up with leads and do it in a scalable, yet still personalized way. If you’re interested in registering, click here: [link]
Oder wie in diesem Beispiel für eine Webinar-Einladung:
Hi {{FIRST_NAME}} I noticed the question you asked on {{snippet_1}} group on Facebook considering data enrichment for marketing and sales and thought that maybe you’d be interested in the upcoming webinar I’m hosting. I’ll be talking about how you can get more accurate lead data without googling and how to use that data to boost your revenue. The webinar will take place on July 7, at 4 p.m. EDT. Here’s a registration link: [link] Hope to see you!
Anders sieht es aus, wenn Sie ein Webinar für Testnutzer oder Inbound-Leads erstellen. Diese Gruppen kennen Ihr Unternehmen und Ihr Produkt bereits, so dass Sie nicht so viel Kontext in die Einleitung einbauen müssen. Sie können direkt auf den Punkt kommen.
{{FIRST_NAME}}, I just want to let you know about a webinar that we’re co-hosting with Owl on Wednesday October 4, at 5 p.m. EDT. We’ll be talking about how data enrichment can boost B2B sales. Here’s the registration link: [link]. Hope to see you there!” “Hi {{FIRST_NAME}}
Sie können auch etwas Fortgeschritteneres versuchen und eine spezielle Einladung für ein ausgewähltes Segment Ihrer Inbound-Leads oder Testnutzer vorbereiten. Zum Beispiel für diejenigen, die ein ebook zu einem Thema heruntergeladen haben, das mit dem Thema Ihres Webinars zusammenhängt:
Dear {{FIRST_NAME}}, I hope you found the {{snippet_1}} ebook helpful. I’d like to invite you to a webinar for Tech leaders that I believe will also be interesting to you since it’s closely connected to what’s in the ebook. During the “Why Agile?” webinar we’ll be talking about the latest developments in the Agile space. Don’t miss it! Here’s the registration link: [link]
Senden Sie Webinar-Einladungen in großem Umfang
Ich hoffe, Sie haben sich von den Webinar-Einladungsvorlagen inspirieren lassen und bleiben nicht mehr bei “Hallo” hängen. Vergessen Sie nicht, Ihre E-Mail zu personalisieren und sie einfach zu halten, damit sie direkt im Posteingang des Empfängers ankommt.
Das Versenden von Webinar-Einladungen ist jedoch nur der Anfang Ihres Webinar-Verkaufstrichs. Um die Zahl der Webinar-Anmeldungen zu erhöhen und mehr Leads nach dem Webinar zu generieren, müssen Sie eine Webinar-Follow-up-Sequenz planen.
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