Lo que hemos averiguado sobre la hora óptima para el envío de correos electrónicos en frío: Vol. 2 Diferentes zonas horarias

La cuestión de las diferentes zonas horarias complica la definición de la hora óptima de entrega del correo electrónico. Lo que para nuestro cliente potencial en California son las 7 de la mañana, para nosotros en Polonia son las 4 de la tarde. Muchas empresas como la nuestra han estado haciendo prospección en el extranjero enviando correos electrónicos en frío. En este caso, ¿debemos fijarnos en la hora óptima del reloj de nuestros clientes potenciales? ¿O deberíamos tener en cuenta nuestro propio horario de oficina, para poder reaccionar rápidamente si alguien responde a nuestro mensaje?

Esta es la continuación del post anterior. Véase el Vol. 1 sobre lo que hemos averiguado acerca de la hora óptima para el envío de correos electrónicos en frío en lo que respecta a las estadísticas.

El “momento óptimo” depende de la perspectiva

Por ejemplo, ahora nos dirigimos a personas que trabajan en una oficina. Y podría enviar una campaña de correo electrónico en frío a las 9 AM PDT. Eso no sería un problema. Woodpecker nos permite elegir la zona horaria que queramos. Y probablemente muchos de mis prospectos responderán a un email de esta campaña, ya que esa es la hora en la que revisan su email y se toman su tiempo para responder.

Pero para mí, son las 6 de la tarde, así que básicamente ya estoy fuera de la oficina a esa hora y podré reaccionar a su respuesta al día siguiente (que será, a su vez, su noche…). ¿Qué debo hacer en este caso?

Todo gira en torno a la conversación

En general, aprecio mucho la rapidez de reacción cuando se trata de correos electrónicos, así que probablemente elegiría las horas que no son óptimas en términos estadísticos, pero que me permitirían responder a los clientes potenciales interesados en menos de una hora.

En los correos electrónicos en frío, nuestro objetivo es conseguir un alto índice de respuesta. Pero la respuesta del cliente potencial a nuestro correo electrónico no es más que el inicio de una conversación. Si no soy capaz de continuar la conversación lo suficientemente rápido, probablemente perderé a un cliente potencial interesado. Supongo que algunos de ustedes dirán:

“De todos modos, nunca sabemos cuándo van a responder”.

Es cierto. Y, por supuesto, perder a un cliente potencial interesado por falta de una respuesta rápida no siempre es el caso. La ventaja de los correos electrónicos en frío sobre las llamadas en frío (desde la perspectiva del cliente potencial) es que el destinatario puede tomarse todo el tiempo que quiera para responder. Así que, aunque envíe los correos cuando estoy en la oficina listo para entablar una conversación, sigue habiendo muchas posibilidades de que me respondan cuando esté durmiendo…

Lo que quiero decir es que nunca tendremos una eficacia del 100% en la respuesta rápida (a menos que tengamos vendedores que trabajen 24 horas al día, 7 días a la semana, que en nuestro caso no es el caso). Y mis clientes potenciales no se sorprenderán si les respondo al día siguiente. PERO: se sorprenderán positivamente si respondo a su correo electrónico en menos de una hora. Y quiero que se sorprendan positivamente con mi servicio.

Correos electrónicos enviados por la noche

Dado que, como ya he revelado, no tenemos un equipo de ventas que trabaje 24 horas al día, 7 días a la semana, no enviaremos correos electrónicos por la noche (me refiero a nuestra noche) nosotros mismos. Podríamos utilizar Woodpecker para hacerlo, no hay ningún problema. Pero también tenemos que tener en cuenta que el envío de correos electrónicos en frío – ya sea de forma automática o no – es sólo el comienzo de una conversación.

La parte más importante de la conversación tiene lugar después del envío automatizado del correo electrónico en frío. Y eso es 100% comunicación de humano a humano. Esa es también la parte que debemos cuidar lo mejor que podamos.

¿Qué hay para ti?

Una vez más, tienes que averiguar por ti mismo cuál es el momento óptimo de entrega de correo electrónico en frío. Y no te centres únicamente en los números, como las tasas de apertura y de respuesta. Eso es sólo el principio. Si obtienes altos índices de respuesta a tu contacto inicial, pero después la conversación cesa, probablemente debas profundizar en las características de tu contacto con el cliente potencial o socio comercial.

Puede que el primer correo electrónico se enviara en un momento perfecto. Pero quizá tuvieron que buscar tu reacción demasiado tiempo, por lo que perdieron su interés o encontraron otra solución en su lugar, porque les diste la idea de que podían tener un problema que resolver, pero no estabas allí para solucionárselo.

O puede que a tu público objetivo no le importe que respondas al cabo de uno o dos días. Tal vez sigan interesados en continuar la conversación, porque así es como suelen mantener conversaciones por correo electrónico. Tienes que descubrirlo.

No pierdas de vista cómo se comunican tus clientes potenciales. Busque patrones. Saque conclusiones. Y sigue mejorando tu alcance.