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Cómo procesar los correos electrónicos de forma eficaz: 5 consejos para la gestión del correo electrónico

El correo electrónico nos da la oportunidad de comunicarnos de forma instantánea sin ningún coste, y precisamente por eso todo el mundo lo utiliza. Pero, cuando tienes que procesar cientos de correos electrónicos cada día, la gestión del correo electrónico puede ser más una distracción que una ayuda.

Este es un post invitado por Niraj Ranjan Rout, fundador de Hiver.

Un usuario típico de una empresa envía y recibe más de 600 correos electrónicos a la semana, ¡eso es mucho! Últimamente, me he encontrado con muchos artículos y afirmaciones de que el correo electrónico es la herramienta más monstruosa e ineficiente que jamás hayamos tenido en nuestras manos. La verdad es que el correo electrónico no es ineficiente, sino que lo utilizamos de forma ineficiente. En ese sentido, aquí hay algunos consejos para procesar mejor tus correos electrónicos.

1. Conoce a fondo tu plataforma de correo electrónico

Es cierto que puede que lleves varios años utilizando tu cuenta de Gmail o de Outlook, pero eso no significa que sepas todo lo que hay que saber al respecto.

Muchas de estas plataformas tienen funciones avanzadas y atajos que pueden facilitar el manejo de tus correos electrónicos y que probablemente no conoces.

Por ejemplo, ¿sabías que en Gmail:

  • Shift + 8+ u selecciona todos los mensajes no leídos?
  • Al pulsar “e” se archivan todos los mensajes seleccionados?
  • ¿Puedes utilizar la función de deshacer el envío para los correos electrónicos enviados accidentalmente?

Hay muchas funciones, trucos y atajos de este tipo que pueden facilitarte el trabajo de gestionar y responder a los correos electrónicos.

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2. Programar el tiempo de correo electrónico todos los días, y mantener la rutina

Según un estudio realizado en 2012, los trabajadores pasan más de una cuarta parte del día leyendo y respondiendo correos electrónicos.

Puedes tener la tentación de querer revisar tu bandeja de entrada cada 30 minutos, pero eso puede distraerte mucho. Puede llevarte a saltar de una tarea a otra, con lo que pierdes tiempo y afecta incluso a tu precisión.

Puede que pienses que es eficiente seguir revisando los correos electrónicos cada 15 minutos para que no se acumulen, pero esto puede dividir tu atención de una tarea importante.

Lo que puedes hacer en su lugar es, establecer un horario, por ejemplo, decirte a ti mismo que vas a revisar tus correos electrónicos, una vez cada 2-3 horas. Ten una rutina fija para no caer en la tentación de abrir el correo electrónico en cualquier momento. Por ejemplo, comprueba el correo electrónico una vez al llegar al trabajo, más tarde antes de ir a comer y de nuevo durante la hora de la merienda y una vez antes de abandonar el lugar de trabajo.

Así te asegurarás de dar respuestas rápidas y al mismo tiempo no perderás todo tu tiempo en el correo electrónico.

3. Cierra o bloquea el correo electrónico después de la hora programada

Lo entiendo, la alerta del correo electrónico en la parte inferior de tu pantalla prácticamente te pide a gritos que hagas clic en él. Ves la notificación de “3 correos no leídos” y tu curiosidad por saber de qué tratan esos correos te vuelve loco. La misma distracción que intentas evitar está delante de tus ojos.

Esto es lo que debes hacer: cerrar la pestaña del correo electrónico y desactivar las notificaciones antes y después de la hora que has programado para revisar el correo. De hecho, si quieres, ve un paso más allá y utiliza herramientas de bloqueo de correo electrónico para evitar que abras correos en el horario no programado.

¿Sabías que alrededor del 90% de los correos electrónicos ni siquiera son importantes, sino que son spam? Si te dejas perturbar por cada correo promocional que recibes, ¿cómo vas a conseguir hacer cualquier tarea?

4. Despejar la bandeja de entrada todos los días

Despejar la bandeja de entrada una vez al mes o a la quincena no es la forma correcta de hacerlo; así se pierde más tiempo. En su lugar, adopta un sistema para desordenarla a diario.

Por ejemplo, cuando termines de leer un correo electrónico y creas que ya no lo necesitas, elimínalo inmediatamente. Si un boletín de noticias que recibes ya no te sirve, anula la suscripción inmediatamente.

Eliminar inmediatamente los correos electrónicos no deseados es una buena práctica, ya que puede liberar un valioso espacio en tu bandeja de entrada; cuantos más correos almacenes, más difícil te resultará buscar los correos importantes cuando los necesites en el futuro.

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5. Manténgalos ordenados

Otro consejo importante que te ayuda a gestionar tu bandeja de entrada y, por extensión, tu tiempo de forma más eficiente es mantenerla ordenada.

Gmail y la mayoría de las demás plataformas de correo, te permiten crear reglas y filtros para ordenar tu bandeja de entrada y priorizar tus tareas.

Por ejemplo, un correo electrónico de tu cliente entrará en la categoría “Importante” y un correo electrónico sobre una comida de equipo entrará en la categoría “Social”.

Puedes crear las etiquetas “Importante” y “Social” y establecer una regla para que cualquier correo del cliente entre en la etiqueta “Importante” y así sucesivamente. De este modo, los correos electrónicos irán a parar a la carpeta adecuada y podrás ocuparte de los urgentes e importantes ahora y hacer tiempo para los demás correos más tarde.

Una bandeja de entrada organizada puede ayudarte a clasificar, delegar, supervisar y hacer un seguimiento de las tareas de forma más rápida y sencilla. Además, crear etiquetas, carpetas y filtros es un esfuerzo único y después todo es un proceso automatizado.

Por otro lado, si tienes una bandeja de entrada caótica, es probable que te pierdas correos importantes porque los pasaste por alto, o te olvidaste de responderlos, etc.

He aquí algunos consejos adicionales:

  • La consultora neoyorquina Basex informó de que el spam en la empresa puede costar entre 600 y 1.000 dólares al año por cada usuario. Esto incluye la pérdida de tiempo en productividad. Le sugiero encarecidamente que invierta en una herramienta de bloqueo de spam y ahorre mucho tiempo que de otro modo se perdería.
  • Por supuesto, tienes que corregir todos tus correos electrónicos antes de pulsar el botón de enviar; una opción que te ahorraría más tiempo sería utilizar herramientas de corrección gramatical y ortográfica para facilitarte el trabajo.
  • Mantén tus correos electrónicos personales lejos de la bandeja de entrada de tu oficina; sólo puede causar una distracción innecesaria durante las horas de trabajo.

Reflexiones finales

El correo electrónico se ha convertido en la principal herramienta de comunicación de las empresas. Lo utilizamos para reservar citas, enviar buenos deseos, organizar reuniones, delegar tareas, supervisar actividades, etc.

Al desempeñar un papel tan importante en nuestro trabajo y en nuestra vida personal, resulta esencial aprender a procesar mejor el correo electrónico.

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