Lecourrier électronique nous donne la possibilité de communiquer instantanément sans aucun coût et c’est précisément pour cette raison que tout le monde l’utilise. Mais lorsque vous devez traiter des centaines de courriels chaque jour, la gestion des courriels peut s’avérer plus distrayante qu’utile.
Cet article a été rédigé par Niraj Ranjan Rout, fondateur d’Hiver.
Un utilisateur professionnel typique envoie et reçoit plus de 600 courriels par semaine – c’est beaucoup ! Ces derniers temps, j’ai lu de nombreux articles et déclarations selon lesquels le courrier électronique est l’outil le plus monstrueux et le plus inefficace que nous ayons jamais utilisé. En réalité, le courrier électronique n’est pas inefficace, c’est nous qui l’utilisons de manière inefficace. Voici donc quelques conseils pour mieux traiter vos courriels.
1. Apprenez à connaître parfaitement votre plateforme de messagerie
Il est vrai que vous utilisez peut-être votre compte Gmail ou Outlook depuis plusieurs années, mais cela ne signifie pas que vous savez tout ce qu’il y a à savoir à ce sujet. courriels Par exemple, saviez-vous que dans Gmail :
- Shift + 8+ u sélectionne tous les messages non lus ?
- L’appui sur ‘e’ archive tous les messages sélectionnés ?
- Vous pouvez utiliser la fonction d’annulation de l’envoi pour les courriels envoyés accidentellement ?
Il existe de nombreux des fonctionnalités, des astuces et des raccourcis qui peut vous faciliter la tâche en matière de traitement et de réponse aux courriels.
2. Planifiez une heure de courrier électronique tous les jours et respectez cette routine.
Selon un étude en 2012, les travailleurs passent plus d’un quart de leur journée à lire et à répondre à des courriels.
Vous pourriez être tenté de vérifier votre boîte de réception toutes les 30 minutes, mais cela peut être très distrayant. Cela peut vous amener à sauter d’une tâche à l’autre, ce qui vous fait perdre du temps et nuit même à votre précision. Vous pouvez penser qu’il est efficace de vérifier sans cesse votre travail. courriels toutes les 15 minutes afin de ne pas les laisser remonter, mais cela peut détourner votre attention d’une tâche importante à accomplir. Ce que vous pouvez faire à la place, c’est établir un programme, par exemple, vous dire que vous vérifierez vos courrielsune fois toutes les 2 ou 3 heures. Adoptez une routine fixe afin de ne pas être tenté d’ouvrir votre porte. courriel à chaque fois. Par exemple, vérifier courriel une fois en arrivant au travail, une autre fois avant d’aller déjeuner, une autre fois à l’heure du thé et une dernière fois avant de quitter le lieu de travail. Cela vous permettra de donner des réponses rapides et de ne pas perdre tout votre temps à faire des recherches. courriel.
3. Fermer ou bloquer l’e-mail après l’heure prévue
J’ai compris, la courriel Le message d’alerte en bas de votre écran vous incite presque à cliquer dessus. Vous voyez les “3 messages non lus courrielset votre curiosité à l’égard de la nature de ces notifications. courriels vous rend fou. La distraction que vous essayez d’éviter se trouve juste devant vos yeux. Voici ce que vous devez faire : fermez votre courriel et désactivez les notifications avant et après l’heure que vous avez programmée pour le courriel vérification. En fait, si vous le souhaitez, vous pouvez aller plus loin et utiliser courriel des outils de blocage pour vous empêcher d’ouvrir courriels en dehors des horaires prévus.Saviez-vous qu’environ 90 % des courriels ne sont même pas importants – ce sont des spams. Si vous vous laissez perturber par chaque courriel promotionnel que vous recevez, comment pourrez-vous accomplir la moindre tâche ?
4. Désencombrer la boîte de réception tous les jours
Désencombrer sa boîte de réception une fois par mois ou par quinzaine n’est pas la bonne solution, car cela prend plus de temps. Adoptez plutôt un système pour la désencombrer quotidiennement.
Par exemple, lorsque vous avez fini de lire un courriel et que vous pensez ne plus en avoir besoin, supprimez-le immédiatement. Si une lettre d’information que vous recevez ne vous est plus utile, désabonnez-vous immédiatement. Obtenir des informations non désirées courriels Il est bon de se débarrasser immédiatement de ces documents, car cela peut libérer de l’espace précieux dans votre bureau. boîte de réception; les plus courriels vous stockez, plus il vous sera difficile de rechercher les éléments importants. courriels lorsque vous en aurez besoin à l’avenir.
5. Les classer
Un autre conseil important qui vous aide à gérer plus efficacement votre boîte de réception et, par extension, votre temps, consiste à trier votre boîte de réception.
Gmail et la plupart des autres plateformes d’envoi de courriers électroniques vous permettent de créer règles et filtres pour trier votre boîte de réception et hiérarchiser vos tâches.
Par exemple, un courriel de votre client se situera dans la catégorie “Important” et un courriel concernant un déjeuner d’équipe relève de la catégorie “sociale”.Vous pouvez créer des étiquettes Important” et “Social” et définissez une règle pour que tout courrier provenant du client soit classé sous l’étiquette “Important” et ainsi de suite. De cette façon, vos courriels atterriront dans le dossier approprié et vous pourrez traiter les courriels urgents et importants maintenant et consacrer du temps aux autres courriels plus tard.
Une organisation boîte de réception peut vous aider à trier, déléguer, contrôler et suivre les tâches plus rapidement et plus facilement. De plus, la création d’étiquettes, de dossiers et de filtres est un effort ponctuel et, par la suite, tout est automatisé. En revanche, si vous avez un emploi du temps chaotique, il est préférable d’utiliser un système de gestion de l’information. boîte de réceptionil y a de fortes chances que vous passiez à côté d’éléments importants courriels parce que vous l’avez négligé, ou que vous avez oublié de répondre, etc.
Voici quelques conseils supplémentaires :
- La société de conseil new-yorkaise Basex a indiqué que le spam au sein de l’entreprise peut coûter entre 600 et 1 000 dollars par an pour chaque utilisateur. Ce chiffre inclut la perte de temps en termes de productivité. Je vous conseille vivement d’investir dans un outil de blocage des spams et d’économiser ainsi beaucoup de temps.
- Bienentendu, vous devez relire tous vos courriels avant de les envoyer ; pour gagner du temps, vous pouvez utiliser des outils devérification grammaticale et orthographique qui vous faciliteront la tâche.
- Ne laissez pas vos courriels personnels dans la boîte de réception de votre bureau ; ils ne peuvent que vous distraire inutilement pendant les heures de travail.
Dernières réflexions
Courriel est devenu le principal outil de communication des entreprises maintenant. Nous l’utilisons pour prendre des rendez-vous, envoyer des vœux, organiser des réunions, déléguer des tâches, suivre des activités, etc. Comme il joue un rôle si important dans notre vie professionnelle et personnelle, il devient essentiel d’apprendre à le traiter. courriel mieux.